Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составляем должностную инструкцию для специалиста по госзакупкам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация любых закупочных процессов лежит на специалисте, который занимается приобретением товаров и услуг, необходимых компании. Кто такой менеджер по закупкам — это сотрудник организации, полностью отвечающий за снабжение организации в соответствии с ее потребностями.
СПЕЦИАЛИСТ ПО ЗАКУПКАМ: ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
На основе закона о закупках в каждой организации разрабатывается должностная инструкция, которая определяет обязанности специалиста по закупкам.
Всероссийский учебно-методический центр «Аукцион Консалтинг» организует курсы, на которых рассматриваются все тонкости составления должностной инструкции в зависимости от специфики компании. «Аукцион Консалтинг» предлагает очную, заочную форму обучения, вебинары, семинары с выездом лектора в организацию заказчика.
Также обучающий центр предоставляет услугу по разработке должностной инструкции в соответствии с Федеральным законом № 44 и №223. В короткий срок Вы получите качественно подготовленные документы в полном согласии с действующим законодательством и требованиями профстандартов.
Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:
- своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
- анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
- проводить переговоры с поставщиками;
- готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
- организовывать и участвовать в приемке товаров;
- готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
- содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
- мониторить товарооборот в организации;
- анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.
Госзакупки — популярная тема
На сегодняшний день, сфера госзаказа стала очень популярной и привлекает все больше людей.
Среди них есть те, кто только выбирает специализацию, есть люди, которые, уже имея за спиной опыт в другой области, меняет профессию кардинально, в надежде добиться больших результатов.
Очень часто мы выбираем профессию по ее внешним признакам и атрибутам, исходя из стереотипов. Определяя свою будущую специализацию, люди попадают в ловушку своих представлений, которые не имеют ничего общего с реальностью.
Особенности работы контрактного управляющего в организации среднего размера.
У средних заказчиков объемы закупок в год составляют не более 100 млн. руб. Тут также не приходится создавать контрактную службу. Однако, если объемы каждой конкретной процедуры закупки небольшие, то справится в одиночку с поступающей информацией и документами уже становится достаточно проблематично.
Образно говоря, на рабочем месте не будет времени попить чай и поболтать по телефону. Вам действительно придется на работе исключительно работать, работать много и быстро, особенно в начале и конце финансового года.
Совмещать основную работу с деятельностью контрактного управляющего в таких условиях можно только в том случае, когда за каждую закупку в учреждении реально отвечает непосредственно тот, кто в этом заинтересован.
В этом случае создать единую систему будет достаточно сложно, однако примеры успешных решений имеются.
Контрактный управляющий вынужден закупать широчайший ассортимент товаров и услуг — от хозтоваров и туалетной бумаги до мобильного электроснабжения, охраны, химических веществ, медицинских препаратов, стройматериалов, услуг связи и т. д.
Примеры запросов от организаций встречаются самые удивительные, а иногда смешные.
Конечно, квалифицированно разбираться во всем этом одному человеку физически невозможно.
Чтобы избежать задержек по времени и ошибок в составлении документации, в такой ситуации следует привлекать к закупкам сотрудников, которым непосредственно нужно то, что закупается.
В частности, в документации к закупке обязательно наличие технического задания (ТЗ). ТЗ проще составить фактическому потребителю, тому, кто непосредственно знает, что ему нужно и как это должно выглядеть.
Если удается найти понимание с конечным потребителем товара или услуги и он идет навстречу, жизнь контрактного управляющего немного упрощается.
К сожалению, это бывает не всегда, руководство не любит отвлекать сотрудников, а сами сотрудники всячески уклоняются от рутинной работы по составлению ТЗ.
В таком случае контрактный управляющий или тендерный специалист вынужден делать ТЗ сам.
Для этого нужно настойчиво просить исчерпывающую информацию о товаре (работе, услуге) от инициатора закупки, включая все существенные особенности, сроки, количество или объем поставки.
Настоятельно советую фиксировать эту информацию в письменном виде, на бумаге, в электронной почте и так далее.
На это есть 2 причины:
1) проще делать документацию на закупку с минимумом ошибок;
2) рано или поздно окажется, что какой-то сотрудник забудет о своей заявке, прозевает сроки, ассортимент или какие-либо важные условия и потребуется фактура. Иногда недобросовестные сотрудники в случаях своих ошибок пытаются свалить проблему на контрактного управляющего. Документирование заявок и сохранение переписки может сберечь нервы, кошелек и репутацию.
Также продуктивной работе в большинстве случаев очень помогает разработка и внедрение отдельного регламента взаимодействия работы по закупкам, в которых должны указываться ответственность, распределение обязанностей и формы взаимодействия участников процесса закупки — от конечного потребителя до руководителя организации.
Должностная инструкция менеджера по снабжению: особенности
По форме и структуре должностная инструкция менеджера по снабжению идентична должностной инструкции специалиста по закупкам. Однако, несмотря на то, что две эти должности очень схожи, нужно учитывать существующие различия. Особенно это актуально для больших организаций, где штатными расписаниями предусмотрены должности и специалиста по закупкам, и менеджера по снабжению.
В связи с этим при работе над должностными инструкциями необходимо серьезно подойти к определению критериев для отбора кандидатов на должность, а также к отграничению должностных обязанностей одного специалиста (по закупкам) от другого (по снабжению).
Как уже упоминалось, принято считать, что должность специалиста по закупкам стоит выше в ранге должностей, чем должность менеджера по снабжению. Косвенно это подтверждается еще и тем, что в объявлениях о найме средняя заплата специалиста по закупкам выше, чем зарплата менеджера по снабжению. Поэтому и требования к кандидату на должность специалиста по закупкам могут быть более жесткими, чем к кандидатам на должность менеджера по снабжению.
Что касается должностных обязанностей, то четкое разграничение их между двумя специалистами позволит наладить не только эффективную работу, но и оптимальное взаимоотношение между двумя штатными единицами.
Необходимость повышения квалификации
В связи с наличием обширного перечня трудовых обязанностей менеджер по снабжению государственного предприятия должен в совершенстве знать основы гражданского, бюджетного, административного и трудового законодательства. Множественные изменения, регулярно вносимые в нормативно-правовую базу, зачастую существенно снижают эффективность снабженческой политики. Прохождение обучения по программе повышения квалификации позволит сотруднику не только систематизировать имеющиеся у него знания, но и разработать новые подходы к порядку взаимодействия с поставщиками товаров и услуг.
Таким образом, получение диплома о профессиональной переподготовке неразрывно связано с появлением новых возможностей для дальнейшего карьерного роста. Умение грамотно применять полученные знания на практике позволит менеджеру по госзакупкам достичь хороших результатов во всех направлениях своей деятельности. А именно:
- Эффективно осуществлять закрытые закупки в соответствии с правилами, изложенными в федеральных законах 44-ФЗ и 223-ФЗ. В данном виде закупочных мероприятий могут участвовать приглашённые заказчиком компании. Информация, касающаяся особенностей проведения данной процедуры, не размещается в единой информационной системе. Закрытые торги могут проводиться с помощью электронной площадки АСТ-ГОЗ.
- Качественно проводить экспертизу имеющихся заявок. Процедура является обязательной для каждого заказчика. Она позволяет выявить факты несоответствия заявки закупочным документам. К основным критериям оценки относятся следующие:
- полнота пакета предоставленной документации;
- правильность заполнения заявки;
- её соответствие установленным техническим требованиям.
- Осуществлять оценку эффективности проводимых закупочных мероприятий. К основным критериям, принимаемым во внимание при формировании объективного мнения о результатах работы по госзакупкам, относятся:
- соответствие поставки ранее согласованному графику;
- качество товаров (услуг) должно соответствовать заявленным требованиям;
- уровень сформированных запасов;
- уровень экономии (с точки зрения понесённых заказчиком затрат, в том числе временных).
- Добиться максимальной оптимизации системы закупок предприятия. Грамотное управление закупками в положительном ключе сказывается на уровне понесённых издержек. Единственным нюансом, который нужно учитывать при совершенствовании снабженческой политики, является обязательность её соответствия направлению стратегического развития организации.
Программа обучения составлена с учётом всех современных требований.
Лекторский состав представлен высококлассными специалистами, которые принимали участие в разработке профессиональных стандартов. Они не только в доступной форме преподносят теоретический материал, но и помогают приобрести практические навыки. Среди лекторов аккредитованные преподаватели «Сбербанк-АТС», эксперты Ассоциации институтов закупок (Патеев А.В.).
По окончании обучения слушателям выдаётся диплом о профессиональной переподготовке. Также присваивается статус специалиста либо эксперта (в зависимости от программы обучения).
Получение официального документа о прослушивании курса лекций открывает перед работниками службы снабжения ряд новых возможностей:
- грамотное применение приобретённых теоретических знаний на практике позволит выработать продуктивный подход к осуществлению закупок;
- полученные теоретические знания и практические навыки могут лечь в основу разработки нового направления снабженческой политики на предприятии;
- появление перспектив дальнейшего карьерного роста.
Кроме того, обучение на курсах поможет завязать новые знакомства с людьми, которые впоследствии могут стать коллегами или просто хорошими знакомыми.
Должностные обязанности специалиста по закупкам 44-фз
В обязанности специалиста по закупкам согласно Закону №44-ФЗ может входить:
-
Разработка плана закупок, подготовка изменений для внесения в план закупок, размещение в единой информационной системе (ЕИС) плана закупок и внесенных поправок;
-
Составление плана-графика, подготовка изменений для внесения в план-график, размещение в ЕИС плана-графика и внесенных изменений;
-
Подготовка и размещение в ЕИС извещений о проведении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовка и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;
-
Проведение закупок;
-
Участие в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков, подготовка материалов для выполнения претензионно-исковой работы;
-
Другие полномочия, предусмотренные Законом №44-ФЗ.
Требования к работнику
Перечень требований к сотруднику определяет специфика деятельности по госзаказу. Ключевые обязанности специалиста по закупкам по 44-ФЗ заключаются в том, чтобы:
- проводить анализ информации;
- работать в условиях многозадачности;
- принимать оптимальное решение;
- обрабатывать большие объемы данных;
- вести переговоры делового характера;
- использовать в деятельности ПК, различные автоматизированные системы.
Руководитель предприятия расширяет список требований к работнику в зависимости от специфики деятельности, целей организации, необходимости выполнить работу на высоком уровне.
ТК РФ в 2021 году ввел понятие «профстандарт». Он утвержден приказом № 625н и определяет, что за специальность “Управление государственными и муниципальными закупками” в части требований по уровню знаний, навыкам и опыту в зависимости от направления закупочной деятельности:
| Уровень квалификации | Образование | Опыт работы |
|---|---|---|
| № 5 | Среднее и доп. профессиональное | Не требуется |
| № 6 | Высшее и доп. профессиональное | От 3 лет практики |
| № 7 | Высшее и доп. профессиональное | От 4 лет практики |
| № 8 | Высшее и доп. профессиональное | От 5 лет практики, в том числе на должности группы «руководитель» |
Специалисты по управлению закупками должны быть подкованы во многих областях:
- разбираться в теории управления товарными запасами;
- обладать хорошими аналитическими способностями;
- быть знакомыми со средствами автоматизации управления товарными запасами;
- уметь работать с учетными системами: 1С, SAP, Oracle и т.д.
- быть хорошими переговорщиками;
- разбираться в методологиях управления запасами и отслеживать последние тренды c ними связанные;
- понимать методы маркетинга;
- уметь брать на себя ответственность и самостоятельно принимать решения;
Разница в должностных обязанностях специалиста и менеджера
Здесь очень важным фактором становится непосредственно направленность трудовой деятельности компании и специфика процесса работы внутри нее.
Сами должностные инструкции специалиста по закупкам (образец вы уже видели) и менеджера по снабжению предполагают следующие должностные обязанности:
- Комплектация товара или группы товаров на складе предприятия, осуществление организационного контроля над любыми процессами, касающимися этих товаров.
- Товарное обеспечение по запросам без каких-либо задержек по времени.
- Поиск и ведение переговоров с самым подходящим под возможности организации поставщиком.
- Ведение всей юридической документации, связанной с поставщиками.
- Слежение за финансами, процессуально сопровождающими товары.
- Контроль реализации выполнения всех поставок в срок.
- Слежение за передвижениями товара в рамках системы поставок.
- Осуществление качественной проверки прибывшего в организацию товара.
- Соответствующие личным компетенциям решения возникающих в ходе работы вопросов с поставщиками.
Менеджер по закупкам вправе:
- требовать и получать от руководства подробную информацию по профилю своей деятельности, например, от объемах финансирования или приоритетных направлениях деятельности;
- иметь доступ к информационным ресурсам для получения и анализа коммерческих предложений;
- иметь достойные условия труда и оборудованное рабочее место;
- принимать решения в рамках своей компетенции;
- участвовать в переговорах с поставщиками от имени организации;
- подписывать документы, касающиеся закупочной деятельности, от имени организации, если такая привилегия предоставлена ему доверенностью руководителя;
- участвовать в решении организационных вопросов по своему профилю: организации документооборота по поставкам, подборе персонала, задействованного в приобретении товаров, планировании поставок.
Конкретный перечень прав менеджера определен его должностной инструкцией и зависит от уровня должности (начальник отдела, главный или ведущий менеджер), сфер деятельности фирмы и общих принципов организации труда в ней.