Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выдать работнику справку о доходах и суммах налога». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оформляется документ в компании, в которой работает гражданин. Надо отметить, что унифицированной формы такой справки не существует. Наниматель может утвердить ее самостоятельно, но вполне вероятно, что форма не разработана. Поэтому у бухгалтеров, к которым сотрудники обращаются за справкой, иногда возникают сложности — что именно в ней указать?
Справка о доходах и суммах налога: общая информация
Начиная с отчетности за первый квартал 2021 года, нужно применять форму, утвержденную приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. Прежде использовали бланк, утвержденный приказом ФНС от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@. Отметим, что новый вариант полностью идентичен устаревшему.
Обязанность налогового агента выдать физическому лицу справку по указанной форме закреплена пунктом 3 статьи 230 НК РФ. Однако Налоговым кодексом не установлено, в какой форме работник должен подать заявление на получение такой справки, и в какой срок налоговый агент должен ее выдать. Нет и утвержденного порядка заполнения справки о доходах и суммах налога.
При этом для формы 2-НДФЛ (она сдается в ИФНС) предусмотрен порядок заполнения и представления в налоговые органы (утв. приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@). На наш взгляд, составлять справки о доходах и суммах налога по запросам работников нужно по тем же правилам, что и форму 2-НДФЛ. Во-первых, так будет проще для бухгалтера. Во-вторых, физлица нередко берут справки, чтобы представить их в инспекцию для получения налогового вычета. Логично предположить, что налоговикам проще проверить документ, оформленный привычным для них способом.
Что касается заявления физлица на выдачу справки, то каждая компания или ИП может разработать соответствующий бланк самостоятельно, либо принимать такие заявления в свободной форме. Многие работодатели выдают справки по устной просьбе сотрудников, и это не является нарушением.
Добавим, что налоговая ответственность за невыдачу работнику справки о доходах и суммах налога, либо за ее неправильное заполнение, не предусмотрена. В то же время за отказ представить физлицу такую справку существует административная ответственность.. Согласно статье 5.39 КоАП РФ штраф для должностных лиц составляет от 5 000 рублей до 10 000 рублей.
Как самозанятому получить справку о доходах
Справка о доходах по форме КНД 1122036 — официальный документ, который утвердила Федеральная налоговая служба утвердила в 2019 году. С этого времени все плательщики НПД могут оформить её буквально в несколько кликов.
Существует два способа получить справку и каждый из них не предполагает посещение регионального отделения ФНС. Понадобится доступ к кабинету налогоплательщика или авторизация в приложении «Мой налог».
Можно использовать любой метод, потому что результат будет одинаковым. Самозанятый получит документ, который подтверждает его платёжеспособность. В некоторых случаях кроме справки о доходах понадобится ещё справка, которая подтверждает действующий статус плательщика НПД.
- Паспортные данные человека, который получает доход: Ф. И. О., дату рождения, гражданство, серию и номер паспорта, ИНН.
- Сведения о работодателе: наименование организации и ее реквизиты.
- Информация о доходе, который облагается налогом по ставке 13 %, приведенная помесячно. Указывается сам доход и налоговые выплаты.
- Сведения о стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах, их коды.
- Общая сумма дохода человека, а также уплаченных налогов и использованных вычетов.
- Подпись уполномоченного бухгалтера и печать организации.
- Дата выдачи.
Мы разобрались, как индивидуальному предпринимателю самому сделать справку о своих доходах и подтвердить их иными документами.
Справка, подтверждающая доходы ИП, которую он выдаёт себе самостоятельно, оформляется в произвольной форме. Ведь утверждённого бланка этого документа не существует. Она может понадобиться, например, в органы социальной защиты. Но в большинстве случаев подтверждать доход ИП надо налоговыми декларациями и учётными регистрами. Этого требуют, например, банки, если предприниматель хочет взять кредит. Какой именно документ нужно предъявить, зависит от налоговой системы и периода, за который нужно подтвердить доход.
В заключение добавим, что получить справку о доходах ИП иногда можно в ИФНС. Это не общепринятая практика, но отдельные налоговые инспекции идут навстречу предпринимателям и выдают такие справки на основании имеющихся у них данных.
Разъяснения ФНС касаются тех, кто официально зарегистрировался как самозанятый — то есть применяет налог на профессиональный доход. Это льготный налоговый режим, который появился в 2019 году. Пока он применяется в четырех регионах: Москве, Московской и Калужской областях и Республике Татарстан.
Если работать на этом режиме, с учетом вычета можно платить налог по ставке 3 или 4%. А когда вычет закончится, с поступлений от физлиц надо будет платить 4%, а от ИП и юрлиц — 6%. Деклараций, фиксированных страховых взносов и онлайн-касс на этом режиме нет. Чеки для клиентов можно формировать в приложении, а для регистрации не придется идти в налоговую инспекцию.
Еще это касается банков, в которые самозанятые обращаются за кредитами. Теперь понятнее, какой документ нужно представить, чтобы подтвердить свои доходы при оформлении ипотеки или кредитной карты.
Особенности проверки через госуслуги
Проверка через официальный спецпортал госуслуг тоже часто производится. Сотрудники службы безопасности банка проверяют конкретного человека по спецбазам ПФР, а также по официальным базам ИФНС.
Также сотрудники кредитора могут направить запрос в инстанции официальных правоохранительных органов на предмет выявления судимостей (если они есть, представители службы безопасности выясняют, погашенные ли они, или действующие). Человеку, которого привлекли к ответственности, в выдаче кредитных средств откажут.
Но следует подчеркнуть, что проверка такого рода признается как малоэффективная. Почему? Потому что для получения информации о человеке с официального веб-портала, нужно разрешение его самого. Такой момент выгоден тем гражданам, которые получают зарплату неофициально. И в случае закрытого доступа к своим персональным сведениям, кредитор никак не сможет подтвердить достоверность получаемой зарплаты, которая отражена в документе.
Официальная служба безопасности все же располагает своими инструментами обнаружения подлинности официальной справки. Если же такие инструменты оказываются для компетентных специалистов недоступными, заемщика занесут в официальный стоп-лист кредитора.
И в дальнейшем его рассматривать будут как неплатежеспособное лицо.
Срок действия справки
Законом не предусмотрены определённые нормы, регулирующие срок «годности» справки 2НДФЛ. Теоретически её использование допустимо и через несколько лет. Здесь всё будет зависеть от конкретной ситуации — куда и с какой целью предоставляется данный документ.
В рамках этой статьи рассмотрим ситуацию с точки зрения получения кредита. Финансовые организации правомочны самостоятельно устанавливать определённый срок действия 2НДФЛ справок, и заёмщик обязан подчиняться этим условиям. Уточнять сроки нужно непосредственно в банке у кредитного специалиста. Большинство крупных банковских структур устанавливают временной интервал, на протяжении которого справка будет действительна, равный 30 дням.
Инструкция по заполнению справки о доходах
С точки зрения делопроизводства, заполнение справки не должно вызвать особых затруднений, поскольку она имеет вполне стандартную структуру.
Вверху документа пишется полное наименование организации с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), затем вносятся ее реквизиты, а также дата заполнения справки и населенный пункт, в котором работает предприятие. Если используется фирменный бланк, то эти сведения указывать уже необязательно.
Чуть ниже посередине строки пишется название документа. Далее вносятся сведения о сотруднике, для которого предназначается справка:
- фамилия, имя, отчество,
- паспортные данные (серия, номер, когда, где, кем выдан),
- удостоверяется тот факт, что данное лицо на момент выдачи справки действительно является работником организации,
- указывается его должность,
- дата заключения трудового договора.
Следующая часть справки касается непосредственно полученных сотрудником доходов за тот или иной период времени. Оформить это можно как списком, так и в виде таблицы (последний вариант намного удобнее). В таблицу вносятся суммы заработной платы помесячно (можно только в рублях, копейки указывать необязательно).
Если указывается «чистый» доход, то никаких дополнительных столбцов делать не нужно, в противном случае необходимо занести сведения о произведенных налоговых отчислениях и страховых выплатах во внебюджетные фонды.
Ниже таблицы нужно указать срок действия трудового договора и если он бессрочный, то это необходимо также отметить.
Какие доходы не облагаются НДФЛ
К таковым относятся, например:
- пособия по беременности и родам (п. 1 ст. 217 НК РФ);
- законодательно установленные компенсации, выплачиваемые в качестве возмещения вреда при причинении ущерба здоровью, возмещения расходов на повышение профессионального уровня работников, на исполнение работником своих трудовых обязанностей, в т.ч. в командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работнику в связи с увольнением (выходное пособие, заработок на период трудоустройства, компенсации руководителю, его заместителям, главному бухгалтеру), если общая сумма выплат не превышает трехкратного размера среднего месячного заработка. Либо шестикратного размера, если работник увольняется из организации, расположенной в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- материальная помощь, выплаченная членам семьи умершего работника (п. 8 ст. 217 НК РФ);
- материальная помощь, выплаченная лицам, пострадавшим в результате стихийного бедствия или чрезвычайных обстоятельств (п. 8.3 ст. 217 НК РФ);
- компенсации работникам и членам их семей стоимости санаторно-курортных (не туристских) путевок в санаторно-курортные и оздоровительные организации, расположенные на территории РФ. Для освобождения таких компенсаций от НДФЛ они должны быть выплачены за счет средств, оставшихся в распоряжении работодателя после уплаты налога на прибыль или налога, уплачиваемого при применении спецрежима (п. 9 ст. 217 НК РФ);
- оплата медицинских услуг, оказываемых работнику или членам его семьи, из чистой прибыли организации-работодателя (п. 10 ст. 217 НК РФ);
- суммы платы за обучение работника по основным и дополнительным образовательным программам в российских организациях, ведущих образовательную деятельность, либо иностранных организациях, имеющих право на ведение образовательной деятельности (п. 21 ст. 217 НК РФ);
- подарки, стоимость которых не превышает 4 000 руб. в год, полученные работником или иным лицом от организации или ИП, а также материальная помощь в пределах 4 000 руб. в год, полученная работником или бывшим работником (ныне пенсионером) (п. 28 ст. 217 НК РФ);
- компенсация расходов работника на уплату процентов по кредитам и займам на приобретение или строительство жилья (п. 40 ст. 217 НК РФ).
Полный перечень доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, приведен в ст. 217 НК РФ. Кстати, он закрытый.
Причины оформления справки вместо 2-НДФЛ
Основные причины оформления банковской формы вместо налоговой:
- Так называемая “серая” зарплата, когда официально предприятие показывает для налоговой службы только часть заработка работника, а остальное выдает в конверте. В этом случае велика вероятность, что руководитель побоится “светить” реальные цифры и откажется подписывать бумагу.
- Головной офис компании находится в другом городе. Чаще всего там же и бухгалтерия. Работнику проще оформить банковскую форму и подписать ее у руководителя филиала, чем посылать запрос в другой город и ждать готовый документ по почте.
- Работа по трудовому договору. На самом деле еще одна разновидность зарплаты в конверте. Руководитель не оформил работника в штат, но заключил с ним договор. Для налоговой службы документы не составляются, а для кредитора денежные поступления у работника есть, и работодатель готов их подтвердить.
- Особая категория заемщиков. Например, ИП или собственники бизнеса. Они не предоставляют налоговой службе 2-НДФЛ, но могут иным способом подтвердить свою платежеспособность: например, налоговой декларацией, движением денег по расчетному счету или банковской справкой.
Различия между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ и 6-НДФЛ
Несмотря на схожесть названий, разница между типами отчетности с аббревиатурой НДФЛ очень большая.
| Признак | 2-НДФЛ | 3-НДФЛ | 6-НДФл |
| Кто подает | Работодатель по каждому получателю Сотрудник или любое физическое лицо по требованию | ИП, получатели доходов, по которым не были произведены удержания, кандидаты на налоговый вычет | ИП, получатели доходов, по которым не были произведены удержания, кандидаты на налоговый вычет |
| Период подачи | Работодатель: Ежегодно Физическое лицо: По необходимости | Годовая | Квартальная |
| Тип документа | Справка | Декларация | Расчет обязательств |
Контрольные соотношения основываются на сопоставлении кодов начислений и вычетов по данным 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. При подаче декларации 3-НДФЛ налоговики сверят заявленные суммы подоходного с данными, переданными работодателями.
Все бывшие владельцы автомобилей в настоящее время делятся на четыре категории.
В первую входят граждане, продавшие свой автомобиль до 1 января 2010 г. за более чем 125 000 руб. и владеющие этим автомобилем менее трех лет. Они являются плательщиками НДФЛ с полученного дохода и обязаны подать сведения о своих доходах по форме N 3-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту жительства. Правда, при этом можно воспользоваться имущественным налоговым вычетом, предусмотренным пп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ, в сумме 125 000 руб. от полученных доходов. Кроме того, данный подпункт дает налогоплательщику возможность отказаться от получения имущественного налогового вычета и уменьшить сумму своих облагаемых доходов на сумму документально подтвержденных расходов на приобретение автомобиля.
Поскольку абсурдная ситуация, когда в советское время подержанный автомобиль стоил дороже, чем новый, закончился, аккуратный автовладелец, сохранивший все документы, легко избавит себя от уплаты НДФЛ вообще. Правда, сведения о доходах придется подать, приложив копии техпаспорта и платежные документы как на покупку, так и на продажу автомобиля.
Во вторую группу входят автовладельцы, расставшиеся со своим авто до 1 января 2010 г., но которым реализовать свою машину дороже 125 000 руб. не удалось или они это сделали, но владели им до этого как минимум три года. Данная группа вправе воспользоваться имущественным налоговым вычетом, предусмотренным пп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ со всей суммы полученных доходов. НДФЛ к уплате у них получается нулевой. Вот только должны ли они при этом подавать на себя сведения о доходах по форме N 3-НДФЛ? Ответ неутешительный: должны. Тем, кто самостоятельно этот мудреный документ составить не может, услужливые представители коммерческих структур прямо в здании ИФНС предложат это сделать рублей за 300 — 500 в зависимости от региона страны.
И тогда возникает желание ничего не подавать: все равно бюджету никто ничего не должен. Что же гражданину будет за это?
Облагается ли налогом пособие по рождению ребенка
Так как все денежные поступления граждан облагаются налогом, закономерно возникает вопрос о соответствующем взыскании из средств государственной помощи на детей. Это напрямую зависит от того, на каком уровне поступают выплаты — федеральном или региональном, и от принятых там законодательных нормах.
Однако, если организация сделает подарок работнице, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, и сумма этого подарка превысит 4 000 рублей, то у работодателя возникнет необходимость удержать в таком случае НДФЛ. Но как это сделать, если единственный доход работницы – пособие по уходу за ребенком до достижения возраста 1,5 лет, а оно не подлежит обложения НДФЛ? Представители Минфина РФ приходят к выводу, что в таком случае НДФЛ со стоимости подарка можно удержать из суммы пособия по уходу за ребенком (письмо Минфина России от 18.07.2014 N 03-04-06/35397).