Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каков порядок списания в бюджетном учреждении основных средств?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
П. 5.38 Межгосударственного стандарта ГОСТ 30772-2001 «Ресурсосбережение. Обращение с отходами. Термины и определения», гласит, что утилизация отходов – это деятельность, при которой отходы используются на этапах их технологического цикла, и/или обеспечение вторичного применения или переработки тех объектов, которые были списаны.
Как утилизировать основное средство?
Для утилизации основных средств заключите договор со специализированной организацией, у которой есть лицензия. Основное средство передайте на утилизацию по акту приема-передачи, а организация должна вам предоставить акт выполненных работ (подп. 30 п. 1 ст. 12 Закона о лицензировании).
Акт об утилизации материальных ценностей (ф. 0510435) формируйте, когда утилизируете, в том числе собственными силами, списанное имущество. Применяйте форму с 1 января 2023 г. Можно начать использовать ее и ранее в случаях, установленных учетной политикой (п. 18.1 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н, п. 6 Приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н).
Как провести утилизацию в 1С?
Чтобы отразить выбытие объекта основных средств с забалансового учета по результатам утилизации в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 2.0, используйте документ «Акт об утилизации». Он находится в разделе «ОС, НМА, НПА» – «Прочие операции». Из документа существует возможность распечатать акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435).
Пример
Бюджетное учреждение заключило договор с ООО «Утиль» на выполнение работ по утилизации телевизора. Телевизор доставлен самим учреждением. В процессе утилизации драгметаллов не обнаружено.
После получения акта выполненных работ от ООО «Утиль» создаем документ «Акт об утилизации». В документе на закладке «Основные средства» по кнопке «Подобрать» указываем утилизированное основное средство. Заполняем поля «Способ утилизации», «Класс опасности» (рис. 1).
Причины и формулировки
Общая причина, по которой списывают мебель в организации, обычно заключается в том, что стулья, столы и другие предметы внутренней обстановки теряют большую часть полезных характеристик. Вследствие этого дальнейшая эксплуатация их становится невозможной. Однако при составлении документов на списание требуются более конкретные характеристики и формулировки.
Как отразить в бухгалтерском учете приобретение мебели, учитываемой в составе МПЗ?
Рассматривая вопрос списания мебели далее, обратимся к обоснованиям этих действий:
- Списание по причине поломки или износа. При этом финансовые и трудовые затраты на ремонт, устранение поломки, замену запасных частей приближаются к стоимости аналогичного товара на рынке или даже превосходят ее. Ясно, что в таких условиях предмет мебели выгоднее списать и, возможно, утилизировать оставшиеся после ликвидации годные запасные части (к примеру, от офисного кресла).
- Списание по причине «морального износа», когда имущество устаревает при появлении на рынке более современных моделей аналогичного имущества, с более эффективными эксплуатационными характеристиками. Применительно к мебели можно говорить о желании руководства найти новое дизайнерское решение для офиса или рабочего пространства и дополнить новый дизайн соответствующей мебелью.
Приведем формулировки, которые можно использовать при составлении акта на списание в том или ином случае. Заметим, что дефекты, относящиеся к физическому износу (п. 1), можно разделить на дефекты, препятствующие дальнейшей эксплуатации, и дефекты внешнего вида.
Как в бухгалтерском учете отразить списание мебели?
Дефекты внешнего вида:
- потертости, выгоревшие участки, иные цветовые дефекты;
- дефекты внешних покрытий: механические повреждения обивки, разрывы, повреждения лакокрасочного слоя поверхности;
- несмываемые загрязнения.
Механические дефекты и повреждения:
- изменения первоначальной формы изделия, поверхностные деформации;
- поломки механических частей мебели, делающие непригодным к использованию данное изделие (механизмы офисных кресел, шкафов);
- поломки и утрата отдельных частей и основных конструкций, препятствующие дальнейшей эксплуатации (ручек, ящиков, стенок).
Эксплуатация при наличии их невозможна.
Акт списания мебели пришедших в негодность, образец — как списать мебель в организации
- название мебельных конструкций, которые списываются;
- общее количество (в единицах);
- идентификационные коды и знаки;
- итоги осмотра комиссией, включающей ответственных работников организации;
- причинные факторы (поломки, деформации, дефекты);
- общее заключение;
- подписи, принадлежащие ответственным сторонам.
- Списание по причине поломки или износа. При этом финансовые и трудовые затраты на ремонт, устранение поломки, замену запасных частей приближаются к стоимости аналогичного товара на рынке или даже превосходят ее. Ясно, что в таких условиях предмет мебели выгоднее списать и, возможно, утилизировать оставшиеся после ликвидации годные запасные части (к примеру, от офисного кресла).
- Списание по причине «морального износа», когда имущество устаревает при появлении на рынке более современных моделей аналогичного имущества, с более эффективными эксплуатационными характеристиками. Применительно к мебели можно говорить о желании руководства найти новое дизайнерское решение для офиса или рабочего пространства и дополнить новый дизайн соответствующей мебелью.
Первым делом предприятие должно связаться с региональным оператором и обговорить все условия их взаимоотношений. Варианта развития всего два: контрагент самостоятельно вывозит мебель или бюджетное учреждение доставляет объекты на обусловленное место. Никакой практической роли для составления акта эти моменты не играют.
Руководитель бюджетного учреждения своим приказом формирует специальную комиссию, состоящую из его подчинённых. Кадровый состав подбирает лично директор, ориентируясь на опыт работы и квалификацию сотрудников. Основной задачей рабочей группы станет подтверждение передачи мебели контрагенту. Работникам потребуется составить полный список передаваемого имущества и заверить акт своими автографами.
Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105)
Спасибо за семинар. По такому сложному вопросу очень доходчиво и обозначены все тонкие моменты на будущее.
Юридические лица (а также ИП), в процессе деятельности которых образуются отходы I — V классов опасности, обязаны составить и утвердить соответствующие паспорта отходов, а при отсутствии вида отхода в Федеральном классификационном каталоге отходов (далее ФККО), обязаны осуществить отнесение соответствующих отходов к конкретному классу опасности.
С этой целью приказом Минфина России от 17.11.2017 № 194н внесены изменения в форму 0504087 «Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов», утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее — Приказ № 52). В нее добавлены графы для отражения статуса объекта учета (гр. 8) и целевой функции актива (гр. 10).
Более рациональным в таком случае будет обратиться в компанию, которая, например, имеет лицензию на сбор и транспортирование всего перечня отходов, на обработку и утилизацию всего, что должно быть утилизировано, а также имеет возможность привлечь подрядчика с лицензией на размещение.
Правила организации бухгалтерского учета мебели
Чтобы понять, как оприходовать приобретенную или полученную безвозмездно мебель, надо знать ее точную стоимость. От величины этого показателя зависит необходимость заведения инвентарной карточки на актив и проведение ежемесячных амортизационных отчислений.
Основным средством может быть признана мебель, которая:
- используется для реализации задач основной деятельности компании;
- будет эксплуатироваться продолжительное время (дольше года);
- не планируется к выставлению на продажу в кратко- и среднесрочной перспективе;
- способна приносить организации прибыль, увеличивать доходы;
- стоимостная оценка достигает установленного законодательством нижнего порога для признания основным средством.
Казенные не имеют такого права, так как все средства, полученные от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, должны быть направлены в государственный бюджет.
Процедура списания с баланса дорогостоящей мебели будет сопровождаться типовыми корреспонденциями:
- Д91 – К01 — при выведении из эксплуатации актива в сумме его остаточной стоимости;
- Д02 – К01 – запись формируется для отражения списания амортизационных отчислений;
- Д10 – К99 – корреспонденция, составляемая в ситуациях, когда мебель выводится из эксплуатации и разбирается на составные материалы, которые впоследствии будут оприходованы и направлены на частичное покрытие нужд предприятия;
- Д91 – К99 – размер вырученных компанией средств в результате выведения из эксплуатации комплекта мебели;
- Д99 – К91 при получении учреждением убытка после выбытия предметов мебели.
В таком случае на образователя отхода ложится обязанность подтвердить класс опасности отхода. Для этого вам нужно обратиться в аккредитованную лабораторию, для получения анализа компонентного состава отхода. На основании заключения о компонентном составе производится расчёт класса опасности.
Когда класс опасности отхода получен, на отход оформляется паспорт опасного отхода, в котором в качества кода отхода указывается код группы отходов. Оформленный паспорт, заверяется руководителем учреждения (предприятия) и вместе с пакетом документов передаётся в Росприроднадзор.
Росприроднадзор направляет предложение о внесении нового кода ФККО в Федеральное государственное бюджетное учреждение «Федеральный центр анализа и оценки техногенного воздействия» (ФГБУ «ФЦАО»). ФГБУ «ФЦАО» совместно с ФГБУ УралНИИ «Экология» производит анализ полученных материалов (документов) и принимает решение о внесении нового кода в ФККО и уведомляет об этом Росприроднадзор. А Росприроднадзор уведомляет о присвоении отходу кода ФККО заявителя.
После внесения кода в ФККО Вам нужно исправить разработанный ранее паспорт отхода, в соответствии с информацией полученной от Росприроднадзора, и снова уведомить о разработке нового паспорта Росприроднадзор.
Списание оргтехники перед утилизацией
Если рядовой потребитель может просто обратиться в фирму, занимающуюся утилизацией техники, юрлицо должно иметь для этого законодательные основания: списать данное имущество с баланса. Это не так просто, как кажется.
Главная сложность этой процедуры – в определении остаточной ценности отслужившей техники. Для того чтобы акт списания был законным, нужно грамотно оценить технический и моральный аспект приборов и их материальную ценность, что под силу только экспертам. Данную экспертизу вправе провести только специально сертифицированная организация, выдав заключение о непригодности техники к дальнейшему применению.
Нарушение процедуры списания чревато административной и даже уголовной ответственностью, ведь техника представляет собой материальную ценность. Оно непременно спровоцирует неправильности в ведении бухгалтерского учета, что чревато санкциями для руководства и главного бухгалтера организации:
- штрафом в 20-50 МРОТ для руководящих лиц;
- штрафом в 100-1000 МРОТ, наложенным на организацию.
ВНИМАНИЕ! Решение ставить старую технику на предприятии, чтобы избежать трат на списание и утилизацию, никак не сэкономит средства, поскольку за остающуюся активом технику придется платить налог.
Этапы утилизации оргтехники
Первый этап производится силами организации с привлечением сертифицированных экспертов. Последующие этапы имеет право выполнять одна из специализированных фирм, зарегистрированных в Пробирной палате РФ.
- Получение акта списания:
- экспертная оценка;
- определение остаточной стоимости списываемой техники;
- заключение о невозможности ее дальнейшего использования;
- оформление выбытия ОС.
- Демонтаж оборудования с отделением содержащих драгоценные металлы частей:
- обязателен акт об изъятии комплектующих, на основании которого техника списывается с карточек учета;
- на его основании на каждую деталь заводится своя карточка учета (форма М-17), в которой указывается наименование лома (название узла), его общая масса и доля в ней драгметаллов каждого наименования.
- Аффинаж – отделение драгоценных металлов от частей техники.
- Оприходование полученных ценностей.
- Передача драгметаллов в фонд государства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При обращении для утилизации в специализированную фирму организации достаточно будет провести реализацию старой техники: это избавит от необходимости учета и оприходования лома и драгметаллов.
Составляем акт утилизации мебели в бюджетном учреждении
Унифицированной формы такого документа не разработано. В бюджетном учреждении составляют его самостоятельно, но необходимо учесть, что на документе должны быть размещены обязательные реквизиты. Их перечень можно найти в п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» №402 от 6 декабря 2011 года. Бумагу также нужно будет утвердить локальными нормативными актами. Это требование прописано в п. 6 Инструкции, утвержденной Приказом Минфина №157н от 1 декабря 2010 года.
Итак, какая информация должна быть указана в шапке акта утилизации мебели:
- Полное наименование бюджетного учреждения.
- Графы для внесения утверждения руководителем учреждения или его подразделения. Здесь указывают должность, ФИО руководителя. Он расписывается и проставляет дату. Заполнять эти графы необходимо в последнюю очередь.
- Наименование документа, его номер.
- Место и дата его составления.
Акт на списание мебели: образец
Актуальная форма акта будет зависеть от того, какая мебель подлежит списанию. Если речь идет об объекте основных средств, то можно использовать акт списания основных средств формы ОС-4, а для списания группы основных средств — ОС-4б (Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7). Однако требование использовать только унифицированные формы актов с 2013 года больше не действует – можно разработать свой бланк с учетом обязательных реквизитов.
Когда стоимость мебели невелика, компания ее приходует как материально-производственные запасы. Такие объекты не амортизируются и списываются в учете одномоментно.
При выбытии мебели организация может использовать акт, разработанный самостоятельно. Форму акта следует утвердить приказом руководителя организации. Важно, чтобы документ содержал в себе обязательные реквизиты, такие как:
- Наименование списываемого предмета мебели;
- Количество, подлежащее списанию;
- Результаты произведенного комиссией осмотра предмета мебели, перечень выявленных дефектов, повреждений и т.д.;
- Причины списания мебели;
- Заключение комиссии (например, о нецелесообразности проведения ремонта);
- Подписи членов комиссии.
Когда нужно утилизировать основное средство?
После того как приняли решение списать основное средство, его следует утилизировать. Конкретного перечня материальных ценностей, которые подлежат обязательной утилизации, нет. В каждом конкретном случае списания руководствуйтесь требованиями законодательства.
Отходы подразделяются на пять классов опасности. Класс зависит от степени негативного воздействия на окружающую среду (ст. 4.1 Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ).
Компьютерам и оргтехнике, которые утратили потребительские свойства, присвоены коды в Федеральном классификационном каталоге отходов. 11-й знак в структуре кода предназначен для кодирования класса опасности вида отходов. Так, например, системный блок компьютера (код 4 81 201 01 52 4), принтеры, сканеры, многофункциональные устройства (код 4 81 202 01 52 4), мониторы компьютерные плазменные (код 4 81 205 01 52 4) относятся к IV классу опасности. Источники бесперебойного питания (код 4 81 211 02 53 2) ‒ ко II классу опасности (письмо Росприроднадзора от 03.09.2014 № ВК-03-04-36/13543).
Причины списания офисной мебели
После окончания срока использования офисная мебель может быть списана с баланса по причине ее полного физического и морального износа, но это не является непреложным правилом. При условии бережной эксплуатации и тщательного ухода качественная мебель может прослужить еще не один десяток лет, числясь при этом в активе баланса.
Причины списания обветшалой мебели вполне понятны — затраты на устранение дефектов будут равны или даже превысят рыночную стоимость активов.
Мебель с не истекшим сроком службы также может быть списана, если она сломалась и не может быть отреставрирована, утратила свою эргономичность, комфортабельность, презентабельность либо просто морально устарела.
Причинами для списания, например, офисного кресла могут стать конкретные дефекты:
- Физическая деформация каркаса по причине обветшания, перегрева, намокания и т.п.
- Физический износ механизмов.
- Выцветание, разрыв, потертости и другие необратимые изменения обивки.
- Загрязнения, которые невозможно устранить.
- Порезы, сколы, трещины, другие механические или химические повреждения поверхности.
Срок хранения документа
Все материальные ценности предприятий подлежат строгому учёту, который ведёт бухгалтерия. Поступающие товары, мебель, электроника, транспортные средства и прочее фиксируются в специальных журналах и увеличивают материальную базу компании. В установленные сроки осуществляется инвентаризация с целью сверки наличия всего, что числится в документации.
Несоответствие числящегося и имеющегося в наличии является нарушением и влечёт за собой наказание. Потому документально должно быть зафиксировано не только поступление товаров и иных ценностей, но и их списание. Заполненная и подписанная должностными лицами форма акта утилизации является основанием для списания предметов и снятия их с баланса организации.
Акт должен храниться на предприятии так же, как и другая учётная документация. Срок его хранения — 5 лет.
Акт утилизации основных средств
Снятие с учета — строго регламентированный процесс, который прописан законодательно.
В первую очередь стоит отметить, что для этого собирается специальная комиссия. В ее составе — обязательно материально ответственные лица, обычно из разных структурных подразделений организации. В их обязанности будет входить поиск и освидетельствование любых обнаруженных неисправностей, повреждений или дефектов.
В качестве объекта, который изучается, может выступать мебель, инструменты, оборудование, ТМЦ, запасы, хозяйственный инвентарь, основные средства, техника, товар и все, что находится на балансе предприятия.
Необходимо не просто зафиксировать в бланке наличие нарушений, следует полностью заполнить акт и указать причину происхождения брака. Нельзя без веских на то оснований производить списание. Кроме того, сам повод обязан быть подтвержден определенной доказательной базой. Существуют инструкции, где четко прописан алгоритм, следует просто действовать по ним. Например, если списываются материалы, могут использовать дополнительные вспомогательные документы.
Что подходит в качестве основания:
- отчеты МОЛ о том, что ценности были использованы;
- отчетность о произведенных объемах продукции (наименованиях, другие данные);
- письменная документация, которая подтверждает расходы материалов в количестве, превышающем установленные нормативы (кроме того, должны быть обоснования этого факта);
- калькуляция, в которой становится понятно, сколько материальных затрат уходит на одну единицу продукции;
- иные учетные или финансовые бумаги.
Это бумага, которая в обязательном порядке должна включать в себя информацию о фирме и членах комиссии. Необходимо прописывать:
- должности и ФИО каждого сотрудника;
- наименования, количество, цена за штуку и весь объем относительно предметов, которые будут списываться.
Кто войдет в комиссионный состав — утверждается приказом директора организации или производства. Там же обязательно указывается председатель, который будет отвечать за весь процесс и руководить им.
Когда все данные будут внесены в акт, каждый, кто удостоверял дефектность продукции, должен подписаться. Так подтверждается достоверность всех записанных пунктов.
По итогам мероприятия последним ставит свою подпись председатель. Он проверяет правильность и корректность заполнения, сверяет еще раз при необходимости наименования ценностей, их суммы и стоимость.
Основные причины списания мебели (столов, стульев и т. д.)
Для утилизации товара создается специальная комиссия из нескольких человек, которая не только непосредственно присутствует при самой процедура утилизации, но и фиксирует факт ее свершения в специальном акте. Обычно комиссия состоит из сотрудников организации, относящихся к разным структурным подразделениям.
Задача комиссии – засвидетельствовать тот факт, что обстоятельства, приведшие к утилизации материально-товарных ценностей необратимы, и утилизация успешно состоялась.
Просто так взять и утилизировать товар невозможно. Существует определенная процедура, которая подразумевает под собой несколько этапов.
- Первый – это проведение полного осмотра, оценки, а в некоторых случаях и экспертизы товара, по результатам которой также составляется соответствующий акт. Специалисты должны лично убедиться в том, что утилизируемые товары не могут принести никакой пользы предприятию в том виде, в котором они существуют на момент написания акта.
- После обследования состояния и оценки товара бухгалтерия предприятия проводит списание его с учета, которое позволяет избавиться от ненужного балласта законным способом.
- Третий этап – непосредственная утилизация товара, признанного негодным к дальнейшему использованию. И только по результатам уже проведенной утилизации составляется акт, который является завершающей ступенью этого многоступенчатого процесса.
Следует отметить, что существуют категории товаров, которые можно утилизировать исключительно на специализированных предприятиях и в строго определенном порядке, ввиду наличия в их составе вредных веществ – к утилизации этих товаров следует подходить несколько по-другому, заключая с нужной организацией соответствующий договор.
Вверху документа указывается его наименование, затем с правой или с левой стороны (это не имеет значения) отводится место для удостоверения акта ответственным лицом. Здесь нужно вписать его должность, полное название организации, фамилию, имя, отчество сотрудника. Две строки следует оставить пустыми — в одной нужно будет поставить подпись, во второй – дату утверждения документа.
Далее в акт вписывается состав комиссии, принимающей решение об утилизации товара.
Членов комиссии надо вносить с указанием ух должностей и выделением председателя.
После этого фиксируется факт проведения утилизации, с внесением в соответствующую табличку данных об утилизируемом товаре. Если наименований несколько, то в таблицу следует добавить дополнительные строки. По каждому виду товара, подлежащего утилизации, нужно внести конкретное и емкое обоснование для вынесения такого решения.
Во второй части акта регистрируются выводы комиссии с обязательной ссылкой на то, что в результате утилизации никаких материально-товарных ценностей в распоряжение компании не поступило, то есть утилизация проведена в полном объеме.
В завершение акт утилизации товара подписывается членами утилизационной комиссии и передается на утверждение ответственному лицу.
В процессе эксплуатации основных средств происходит их физический износ. Это приводит к потере работоспособности и возможности в дальнейшем их использовать. Такая ситуация может наступить вследствие неправильной эксплуатации, негативного воздействия внешних факторов и окружающей среды.
Бывают ситуации, при которых дорогостоящее оборудование повреждено частично. Но его ремонт не является целесообразным, что также становится причиной списания. Достаточно редко, но все-таки встречаются ситуации, при которых списание происходит именно для утилизации.
Обычно это делается в том случае, когда основное средство представляет какую-либо угрозу, или в нем просто нет необходимости.
Руководителем компании издается приказ о назначении специальной комиссии. Как правило, она состоит из нескольких сотрудников. Именно члены этой группы сначала проводят осмотр основного средства.
Заполнение акта также входит в их обязанности. Кроме этого, комиссия должна присутствовать при самой утилизации, и зафиксировать это в документе.
Как правило, в состав комиссии входят специалисты компании, которые работают в ее разных подразделениях.
задача всех членов комиссии заключается не в составлении акта, хотя это они тоже должны делать, а именно в освидетельствовании того факта, что имущество для компании больше не представляет никакой ценности. Также члены бригады подтверждают, что утилизация действительно была проведена с соблюдением всех норм и правил.
Сегодня не существует строгого бланка, который нужно использовать для оформления данного документа. Однако многие организации применяют для этих целей форму ОС-3.
Она отлично подходит для составления акта по утилизации основных средств. Хотя нужно отметить, документ может быть оформлен в свободном стиле.
Обычно выбор формы во многом зависит от специфики деятельности организации и вида основных средств, подготавливаемых к утилизации.
Унифицированной формы такого документа не разработано. В бюджетном учреждении составляют его самостоятельно, но необходимо учесть, что на документе должны быть размещены обязательные реквизиты. Их перечень можно найти в п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» №402 от 6 декабря 2011 года. Бумагу также нужно будет утвердить локальными нормативными актами. Это требование прописано в п. 6 Инструкции, утвержденной Приказом Минфина №157н от 1 декабря 2010 года.
Итак, какая информация должна быть указана в шапке акта утилизации мебели:
- Полное наименование бюджетного учреждения.
- Графы для внесения утверждения руководителем учреждения или его подразделения. Здесь указывают должность, ФИО руководителя. Он расписывается и проставляет дату. Заполнять эти графы необходимо в последнюю очередь.
- Наименование документа, его номер.
- Место и дата его составления.
Текст документа должен быть написан с использованием делового стиля, никаких ошибок быть не должно. Однако при обнаружении фактической ошибки, например, поставлена неверная дата или инвентарный номер, надо исправить ее с использованием стандартного порядка действий. Сначала нужно аккуратно зачеркнуть ошибку, затем указать рядом или сверху правильный вариант, поставить отметку «Исправленному верить», дату и подпись. С исправлениями должны быть ознакомлены все члены комиссии.
Текст документа должен быть написан с использованием делового стиля, никаких ошибок быть не должно. Однако при обнаружении фактической ошибки, например, поставлена неверная дата или инвентарный номер, надо исправить ее с использованием стандартного порядка действий. Сначала нужно аккуратно зачеркнуть ошибку, затем указать рядом или сверху правильный вариант, поставить отметку «Исправленному верить», дату и подпись. С исправлениями должны быть ознакомлены все члены комиссии.
А Росприроднадзор уведомляет о присвоении отходу кода ФККО заявителя.