Учет рабочего времени, табелирование

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет рабочего времени, табелирование». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Как отмечать выходные с сохранением заработной платы в связи с карантином по коронавирусу

Эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если сотрудники в этот период работают, то им ставится код Я или 01.

Это правило действует в случае объявления нерабочих дней как на федеральном, так и на региональном уровне. В случае принятия решения об объявлении простоя по причинам, не зависящим от воли сторон трудового договора, в табеле ставим код НП или 32. Или другой вариант: РП в табеле учета рабочего времени — это простой по вине работодателя (или цифровой код 31), если из-за пандемии и работодателя временно нет занятий для персонала.

Ответы на частые вопросы:

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13?

Помимо формы Т-13 для учета рабочего времени применяется унифицированная форма Т-12. Ее отличие в указании не только продолжительности работы и иных периодов, но и данных о начисленной заработной плате, а так же данный вид документа заполняется вручную.

Более распространен бланк Т-13, в котором отражается только занятость каждого из работников, заполняется в электронном виде, благодаря этому существует множество сервисов для автоматизации работы.

Каким образом указываются в табеле Т-13 дни участия сотрудников на конференции или в иных учебных мероприятиях?

Руководитель принимает решение, как считать эти дни. Тут два варианта: либо рабочими, тогда в табеле будет стоять код «Я», либо курсами повышения квалификации с кодом «ПК». Но оплата для них может различаться.

Можно ли поставить код «Я», когда рабочая смена больше 8 часов?

Такое возможно при наличии распоряжения руководства о продленном рабочем дне или установленном ненормированном режиме работы. Тогда в первом случае сверхурочно отработанные часы можно пометить кодом «С». Во втором случае такие часы никак не обозначаются и дополнительно не оплачиваются.

Быстро освоить данный материал поможет это видео, которое расскажет как оформить табель рабочего времени применяя унифицированную форму Т-13.

Табель учета рабочего времени ведем правильно

Автор: О. Трошина

Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?

В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Госучреждения пользуются документом по ОКУД 0504421, и к нему Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н утверждены иные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году (форма 0504421): их можно увидеть в таблице:

Показатель	Код
Трудовая деятельность в нерабочие, выходные и праздничные дни	В
осуществляемая ночью	Н
Осуществление государственных обязанностей	Г
Ежегодный, очередной или допотпуск	О
Временная нетрудоспособность (включая нетрудоспособность, вызванную будущим материнством)	Б
Отпуск, предоставляемый в связи с необходимостью осуществления ухода за малолетним ребенком	ОР
Сверхурочная трудовая деятельность	С
Прогул	П
Отсутствие на месте осуществления трудовой деятельности, неявка на работу по причинам, остающимся невыясненными	НН
Служебная поездка, командировка	К
Отсутствие на работе, неявка с разрешения работодателя, администрации комании	А
Учебный допотпуск	ОУ
Выходные, предоставленные в связи с обучением	ВУ
Замещение в 1-3 классах	ЗН
Замещение, производимое в группах продленного дня	ЗП
Замещение, осуществляемое в 4-11 классах	ЗС
Трудовая деятельность, осуществляемая в нерабочие дни (праздники и на входных)	РП
Часы, фактически отработанные	Ф

Расшифровка часто применяемых обозначений

В унифицированной форме табеля Т-12 приведены условные обозначения, используемые и в ней, и в форме Т-13. Вот некоторые из них:

• «Я» — выход сотрудника на работу в дневное время согласно установленному в организации режиму рабочего времени;
• «Н» — выход сотрудника на работу в ночное время (согласно нормам ст. 96 ТК РФ, таковым считается выход на работу с 22:00 до 6:00);
• «РВ» — работа в выходные и праздничные дни (официально выходные и праздники устанавливаются нормами ст. 111–112 ТК РФ);
• «С» — сверхурочная работа, к которой, согласно ст. 99 ТК РФ, работник привлекается по инициативе работодателя и с согласия работника (основанием для проставления этой отметки служит дополнительный документ, из которого следует, что работник свое согласие дал);
• «ОТ» и «ОД» — ежегодные основной и дополнительный оплачиваемые отпуска соответственно (основанием для проставления такой отметки служит приказ о предоставлении отпуска);
• «К» — служебная командировка, в которую сотрудник направляется на основании соответствующего приказа;
• «Б» — временная нетрудоспособность, для подтверждения которой работник должен представить оформленный по всем правилам больничный лист;
• «ПР» — прогул, что рассматривается по нормам ст. 81 ТК РФ как отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня или весь рабочий день (смену) вне зависимости от его (ее) продолжительности;
• «В» — выходные дни — так помечаются дни, когда работник не вышел (и не должен был выходить) на работу (поскольку в табеле указываются все числа, выходные, чтобы не запутаться в дальнейшем при расчетах, тоже помечаются).

Госучреждения пользуются документом по ОКУД 0504421, и к нему Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н утверждены иные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году (форма 0504421): их можно увидеть в таблице:

Показатель	Код
Трудовая деятельность в нерабочие, выходные и праздничные дни	В
осуществляемая ночью	Н
Осуществление государственных обязанностей	Г
Ежегодный, очередной или допотпуск	О
Временная нетрудоспособность (включая нетрудоспособность, вызванную будущим материнством, и режим самоизоляции)	Б
Отпуск, предоставляемый в связи с необходимостью осуществления ухода за малолетним ребенком	ОР
Сверхурочная трудовая деятельность	С
Прогул	П
Отсутствие на месте осуществления трудовой деятельности, неявка на работу по причинам, остающимся невыясненными	НН
Служебная поездка, командировка	К
Отсутствие на работе, неявка с разрешения работодателя, администрации комании	А
Учебный допотпуск	ОУ
Выходные, предоставленные в связи с обучением	ВУ
Замещение в 1-3 классах	ЗН
Замещение, производимое в группах продленного дня	ЗП
Замещение, осуществляемое в 4-11 классах	ЗС
Трудовая деятельность, осуществляемая в нерабочие дни (праздники и на входных)	РП
Часы, фактически отработанные	Ф

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Вы можете найти нужный код при помощи таблицы.

Коды для табеля учета рабочего времени (2020 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.

	Код
буквенный	цифровой
Продолжительность работы в дневное время	Я	01
Продолжительность работы в ночное время	Н	02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ	03
Продолжительность сверхурочной работы	С	04
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ	05
Служебная командировка	К	06
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ	08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ	12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т	20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ	21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе	ПВ	22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г	23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР	24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС	25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ	27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ	28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ	29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30
Время простоя по вине работодателя	РП	31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП	32
Время простоя по вине работника	ВП	33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием), в соответствии с законодательством	НО	34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ	35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ	36

Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени

• Определяемся со способом записи трудового времени:

1. учет прихода или отсутствия служащего,
2. учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).

• Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:

1. через дробь (/),
2. организация 2 раздельных записей на сотрудника.

• Определяемся с методом указания точного рабочего времени:

1. по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
2. десятичной дробью 2,5 ч.

• Решаем, как будем вносить изменения:

1. составлением отдельного корректирующего табеля,
2. своим способом.

• Выбираем кодирование:

1. буквы,
2. цифры.

Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель. В таблице указаны шаги заполнения:

Шаг	Данные	Комментарий
1	Наименование фирмы и структурного подразделения	В верхней части заносится наименование компании или данные предпринимателя, указывается структурный отдел
2	Код ОКПО	8-значный для ООО, 10-значный для предпринимателя
3	№ бумаги, день оформления	Номер должен быть порядковый, дата почти всегда — крайний день периода
4	Отчетный период	Табель подается раз за календарный месяц
5	Сведения о сотруднике	Табельный No, ФИО, должность
6	Информация о пребывании на работе и часах работы	Заносятся коды
7	Суммы рабочих дней и часов за месяц	Графа 5: дни и часы за 1/2 месяца, графа 6: число дней и часов за месяц
8	Данные для произведения оплаты труда	Виды оплаты закодированы, поэтому вписывается код. Корр/счет — с него будут перечислены деньги на выплату сотруднику. Столбец 9 будет содержать число дней/часов по этому виду оплаты.
9	Информация об основаниях для отсутствия на работе	Гр. 10-12: коды причин и количество нерабочих часов
10	Подписи ответственного за составление таблицы, руководителя, кадровика

Таблица условных обозначений табеля учета рабочего времени

В таблице рассмотрены условные обозначения в табеле учета рабочего времени:

Буквенный код	Цифровой код	Показатель
Я	01	Часы работы (различают дневные и вечерние)
Н	02	Работа ночью
РВ	03	Труд сотрудников в праздничные дни
С	04	Часы работы сверхурочно
К	06	Служебная командировка
ОТ	09	Ежегодный оплачиваемый отдых (основной)
ОД	10	Дополнительный оплачиваемый отдых
У	11	отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса.
УВ	12	Укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.
УД	13	Дополнительный отпуск по причине обучения без сохранения оплаты труда
Р	14	отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
ОЖ	15	Отпуск по уходу за ребенком
ДО	16	Отпуск без сохранения з/п
ОЗ	17	Неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п)
Б	19	Временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина.
Т	20	Нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
ЛЧ	21	Часы сокращения труда работникам и служащим
РП	31	Простои не по вине сотрудника
НП	32
Г	23	Невыходы с сохранением з/п
ПР	24	Прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно
НС	25	Отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя
В	26	Выходные дни
ЗБ	29	Забастовки
НН	30	Неявки по неизвестным причинам

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с использованием дополнительных обозначений.

Сотрудница (кассир) работает на условиях неполного рабочего дня
(4 ч) в связи с нахождением в отпуске по уходу за ребенком. Учетной политикой предусмотрено в данной ситуации применять при заполнении табеля (ф. 0504421) обозначение «ОРФ».

В этом случае табель на работника будет заполняться следующим образом при условии регистрации в нем фактически отработанного времени (дней явок):

Должность	Числа месяца
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого дней (часов) явок (неявок) с 1-го по 15-е число
16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	Всего дней (часов) явок (неявок)
Кассир	4	4			4	4	4	4	4				4	4	4	40 ч
ОРФ	ОРФ	В	В	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	В	В	В	ОРФ	ОРФ	ОРФ	10 дн.
4			4	4	4	4	4			4	4	4	4	4	84 ч
ОРФ	В	В	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	В	В	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	21 дн.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

• «В» — выходные дни и праздники, когда работник отдыхал;
• «Б» и «Т» – в табеле обозначают временную нетрудоспособность, оплачиваемую и неоплачиваемую соответственно;
• «ОТ» – продолжительность ежегодного оплачиваемого отдыха (отпуска);
• «ОД» в табеле обозначает дополнительный отпуск, который оплачивается;
• «Р» – данным кодом обозначается больничный, который дается женщине в связи с беременностью и родами;
• «ОЖ» в табеле – расшифровка этого кода означает отпуск, предоставляемый для ухода за ребенком;
• «У» и «УД» – учебные отпуска, оплачиваемый и за свой счет соответственно;
• «ДО» – обозначает отпуск за свой счет, то есть без начисления оплаты;
• «ПР» – прогул, установленный в ходе проведения служебного расследования;
• «НН» в табеле – расшифровка этого кода обозначает отсутствие работника по неизвестным причинам. Как правило, он впоследствии заменяется на одну из вышеперечисленных причин неявки на рабочее место.

• «Я» – обозначает выполнение работником должностных обязанностей в нормальном рабочем режиме;
• «Н» – часы работы с 22-00 до 6-00, то есть работа ночью;
• «РВ» – выход на работу в выходные и праздники;
• «К» – нахождение работника в командировке, независимо от того, рабочий это день или праздничный;
• «С» – часы сверхурочной работы, в случаях, когда переработку можно определить только по итогам месяца проставляется только в итоговых колонках табеля;
• «РП», «ВП» и «НП» – обозначают простой в табеле учета рабочего времени: по вине работодателя, работника и по обстоятельствам, независящим от воли сторон соответственно.

Похожие записи:

• На что можно пожаловаться в прокуратуру на председателя СНТ
• Кого нужно назначить ответственным за предрейсовые медосмотры
• Как обновить полис? Как обновить страховку