Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «5.2 Изложение текста документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах — обычный.
Интервал между словами — один пробел.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам
| Обозначение: | ГОСТ Р 2.105-2019 |
|---|---|
| Статус: | действующий |
| Тип: | ГОСТ Р |
| Название русское: | Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам |
| Название английское: | Unified system for design documentation. General requirements for textual documents |
| Дата актуализации текста: | 01.06.2021 |
| Дата актуализации описания: | 01.06.2021 |
| Дата регистрации: | 00.00.0000 |
| Дата издания: | 01.03.2021 |
| Дата введения в действие: | 01.02.2021 |
| Область и условия применения: | Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства. Стандарт распространяется на изделия машиностроения и приборостроения всех отраслей промышленности, изготавливаемые и применяемые по конструкторской документации, выполняемой в соответствии с требованиями Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), и объекты строительства и строительные изделия, изготавливаемые по проектной документации, выполняемой в соответствии с требованиями Системы проектной документации для строительства (СПДС). На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, учитывающие особенности выполнения текстовых документов изделий различных отраслей промышленности с учетом их специфики |
| Расположен в: | Общероссийский классификатор стандартов → Общие положения. Терминология. Стандартизация. Документация → Техническая документация на продукцию |
| Приложение №0: | Изменение №1 к ГОСТ Р 2.105-2019 |
Размеры полей используемые в документах
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 для деловых писем, приказов и других организационнораспорядительных (управленческих) документов предусматриваются поля следующих размеров: левое — не менее 20 до 35 мм, верхнее — не менее 20 мм, правое и нижнее — не менее 10 мм. Размер поля 35 мм установлен для первой страницы (бланков) многостраничных документов. Размеры полей второй и последующих страниц многостраничных документов выбираются в указанных пределах, но одинаковыми для данного документа.
Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее — для указания страниц в многостраничных документах. При пользовании оборотной стороной листа левое поле должно составлять 10 мм, правое — 20 мм, то есть наоборот по отношению к лицевой стороне.
Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей [5]: левое — не менее 30 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 20 мм. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографического издания.
Выполнение в документах написания математических формул
Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.
Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, —, :, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 6х9=54; А-С =Д).
Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов).
Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела (главы) текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.
Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами) выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 — номера разделов (глав), 3 и 5 — номера формул в них. При ссылке в документе на формулу, ее выполняют по образу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).
Уравнения и формулы следует выделять из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки. Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (–), умножения (*), деления (:) или других математических знаков, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке, символизирующем операцию умножения, применяют знак «×».
Пояснения значений символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснение каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения начинается со слова «где» без двоеточия после него.
Пример
Плотность каждого образца, r кг/м3, вычисляют по формуле
r = m/V, (1)
где m – масса образца, кг;
V – объем образца, м3.
Формулы следует нумеровать порядковой нумерацией в пределах всего документа арабскими цифрами в круглых скобках в крайнем правом положении на строке, сама формула размещается по центру строки.
Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, отделяют запятой, например:
I = U/R, (1)
P = UI. (2)
Одну формулу обозначают – (1).
Нумеровать следует наиболее важные формулы, на которые имеются ссылки в последующем тексте. Не рекомендуется нумеровать формулы, на которые нет ссылок в тексте.
Размеры прописных букв и цифр формул – 6-8 мм, строчных -3-4 мм, индексы и показатели в 1,5-2 раза меньше буквенных обозначений.
Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).
Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках. Пример – … в формуле (1).
Порядок оформления в документе математических уравнений такой же, как и формул.
Формулы подготавливаются во встроенном редакторе формул Microsoft Equation; начертание обозначений в формулах и основном тексте должно быть полностью идентично.
Документооборот: основные понятия
Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, требования к оформлению документов по делопроизводству играют важную роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
- 5.1 Текстовые документы, содержащие текст, разбитый на графы, при необходимости, разделяют на разделы и подразделы, которые не нумеруют.
- 5.2 Наименования разделов и подразделов записывают в виде заголовков строчными буквами (кроме первой прописной) и подчеркивают.
Расположение заголовков для ведомостей установлено соответствующими стандартами ЕСКД и СПДС.
Ниже каждого заголовка должна быть оставлена одна свободная строка, выше — не менее одной свободной строки.
- 5.3 Примечания к разделам, подразделам или ко всему документу нумеруют в соответствии с 4.2.21.
- 5.4 В текстовых документах, имеющих строки, все записи проводят на каждой строке в один ряд.
Для облегчения внесения изменений:
- ведут запись в нижней части поля строки. Записи не должны сливаться с линиями, разграничивающими строки и графы;
- оставляют свободные строки между разделами и подразделами, а в документах большого объема — также внутри разделов и подразделов.
При составлении документов на опытные образцы дополнительно предусматривают свободные строки для записи документов и других данных, которые могут быть введены в документацию.
- 5.5 Если в графе документа записан текст в несколько строк, то в последующих графах записи начинают на уровне первой строки. Если в последующих графах запись размещается на одной строке, то при машинописном способе выполнения ее допускается помещать на уровне последней строки.
Что нельзя делать в текстовой части
Список действий, которые нельзя делать при оформлении текстовой части документа:
- нельзя использовать математические знаки перед проставлением минуса в отрицательных значениях (необходимо писать «минус»);
- применение знака диаметра (необходимо писать слово «диаметр»);
- использование индексов стандарта (ГОСТ, ТУ) без номера регистрации;
- перенос части обозначения;
- неправильная нумерация основных составляющих в документе, так как он автоматически становится недействительным;
- использование абзацев с различной длиной отступа;
- в документе нельзя нарушать правила оформления, так как такая бумага будет считаться недействительной со стороны юридических аспектов;
- все реквизиты документов оформляются по строго установленным правилам (к примеру, в заявлении название указывают строго посередине текста без проставления точки в конце);
- проставление номера на титульной части, так как он учитывается, но не отображается на первой странице документа.
Требования к текстовым документам согласно стандартам по ГОСТ помогают правильно оформлять все необходимые бумаги. Представленные условия определяют систему документооборота и правильного ведения дел на производствах, предприятиях, в компаниях различных сфер деятельности.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в организациях применения СЭД. Новый стандарт допускает проведение согласования документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. Внесение резолюций по документу можно проводить непосредственно в системе электронного документооборота.
Документ на бумажном и электронном носителях должны выглядеть одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Новый ГОСТ учитывает, что есть документы, которые существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, на бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с соблюдением следующих требований:
● место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
● элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Требования ЕСКД относительно недопустимых элементов текста
При составлении документации с учетом правил ЕСКД, нужно обратить внимание на некоторые аспекты, которые запрещены для использования в тексте. К ним относятся:
- применение разговорных оборотов, а также злоупотреблять техническими и профессиональными терминами;
- при использовании одного термина несколько раз, отражать его в документе разными синонимами, дублировать иностранными понятиями и латинской аббревиатурой;
- сокращать слова в произвольном порядке;
- сокращать наименование единиц измерения, при отображении их в документе без конкретного значения (то есть, без цифр).
В соответствии с нормами ЕСКД, установленными ГОСТом, при составлении специализированной документации нельзя:
- проставлять мину при написании отрицательного числового значения;
- обозначать диаметр зачеркнутым кругом;
- использовать арифметические знаки (плюс, минус, умножить, разделить, равно), если их применением производится в тексте без чисел.
То есть, если при составлении технической документации, ответственное лицо желает обозначить равнозначность каких то моментов, то знак равно использовать запрещено. А если, документ содержит вычисления, то в таком случае применение любых арифметических значений полностью разрешено.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В результате изучения данной темы студент должен:
- – знать состав реквизитов управленческих документов и требования государственных стандартов к их оформлению: виды бланков управленческих документов и состав обязательных реквизитов бланков;
- – уметь проектировать бланки организаций; оформлять реквизиты управленческих документов;
- – владеть навыками построения формуляра-образца организационно-распорядительных документов, оформления реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти, а также иных учреждений, организаций, предприятий; навыками работы с государственными стандартами и методическими указаниями по их внедрению.
Реквизиты, обязательные для распорядительных документов
И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.
Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:
- название вида документа;
- дата его оформления;
- наименование составителя;
- описание факта хозяйственной деятельности, в связи с которым документ составлен;
- количественные характеристики описываемого факта;
- сведения о лицах (должность, Ф. И. О., подпись), ответственных за выполнение.
При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Делопроизводство у государственных служащих
Государственным служащим следует помнить, что для отдельных ведомств разработаны инструкции по ведению делопроизводства, которые опираются на ГОСТ Р 6.30-2003, содержат дополнительные требования и, в отличие от этого Стандарта, носящего рекомендательный характер, являются обязательными для исполнения. Например, п. 9 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, утвержденной Приказом Минюста России от 25.06.2008 N 126, установлено, что при подготовке документов Службы рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 14, 15 через 1 — 1,5 интервала. В Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, утвержденной Приказом Генпрокуратуры России от 05.06.2008 N 107, уточнены требования к бланкам, к порядку размещения герба на них, установлены правила оформления и печати документов на компьютерах.
Кроме того, можно назвать:
- Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденную Приказом Судебного департамента при ВС РФ от 15.06.2007 N 76;
- Инструкцию по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденную Приказом Судебного департамента при ВС РФ от 29.04.2003 N 36 (ред. от 23.01.2007, с изм. от 21.05.2007);
- Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утвержденную Приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160 (ред. от 30.03.2007).
Утверждены и другие инструкции по ведению делопроизводства в отдельных министерствах и федеральных агентствах. В связи с этим работникам кадровых служб указанных органов и ведомств рекомендуем руководствоваться специальными нормами, регламентирующими порядок делопроизводства, а в случае отсутствия регламентации по какому-либо вопросу обращаться к ГОСТ Р 6.30-2003.