Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки
В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.
К таким документам могут относиться:
- письменные трудовые договоры;
- справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа и т.п.
Неприятности, которые могут произойти с книжкой
Документ с записями о стаже гражданина должен храниться в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно, в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.
Что может случиться с этим документом? Трудовую книжку может:
- потерять сам работник;
- потерять отдел кадров организации;
- потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
- привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.
Кроме того, документ может быть утерян или испорчен в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством и восстановить ТК в такой ситуации, чаще всего, намного проще, чем в индивидуальном случае.
Что предпринять при утере трудовой книжки в первую очередь
Если вы не собираетесь в ближайшее время менять место работы, то и торопиться с оформлением нового документа не стоит.
К тому же, если у вас было всего одна-две отметки, которые не существенны для построения дальнейшей карьеры, то и восстанавливать их не обязательно. В данном случае стоит купить пустой бланк трудовой книжки, когда пойдете к новому работодателю.
Прежде, чем обращаться в госорганы за восстановлением книжки, нужно заранее собрать необходимые документы, которые существенно ускорят процесс изготовления дубликата:
- Документ удостоверяющий личность (паспорт);
- Пустая трудовая книжка;
- Ксерокопия утерянного документа (при наличии);
- Контракты с организациями, которые вы подписывали при устройстве на должность;
- Сведения о переводах и новых назначениях;
- Данные от ПФР о трудовом стаже.
Как восстановить трудовую книжку
— через секретариат организации, чтобы на втором экземпляре вам поставили входящий номер и отметку должностного лица о приеме данного заявления;
— заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения;
— через курьерскую службу;
— с почты факсом или электронным письмом.
В общем, вы обязаны выходить на рабочее место, до тех пор пока не оформят документально увольнение, не ознакомят вас с этими документами, не выдадут в последний рабочий день (как правило, день увольнения) расчет при увольнении, документы ст.84.1, 127, 136, 140 ТК РФ, иначе, вы создаете сами ситуацию, чтобы быть уволенным за прогул.
Коротко. С печатью злоумышленники могут нанести материальный ущерб. Лучше подстраховаться: заявить в полицию, предупредить партнеров и выпустить печать с новым дизайном.
С помощью печати злоумышленники могут снять деньги с расчетного счета, подписать новые договоры или отказаться от старых. Еще с ней можно подать иск в суд или отказаться от существующего иска, поэтому кража печати особенно опасна для компаний, которые находятся в затяжном корпоративном конфликте или судебном споре.
Украденную печать имеет смысл заменить и опубликовать объявление в СМИ о том, что предыдущая печать недействительна.
Общий порядок действий при краже печати такой:
- Обратиться в отделение полиции и возбудить уголовное дело по факту утери или хищения. Конечно, надеяться на то, что вашу печать смогут найти, не стоит.
- Предупредить партнеров, центральный офис и банки о краже. Все должны знать, что основная печать компании утеряна. Если кто-то захочет воспользоваться печатью, у вас будет лишнее доказательство, что это не вы.
- Получить справку из полиции, подтверждающую факт хищения печати или утери.
- Выпустить новую печать. Закон не предписывает, надо ли восстановить прежнюю или сделать новую. Я бы рекомендовала новый дизайн.
Желательно отозвать все ранее выданные со старой печатью доверенности и выдать новые текущей датой.
Коротко. Потерять устав и корпоративный договор не страшно, можно восстановить в налоговой или просто распечатать новую копию.
Обычно в офисах хранятся учредительные документы, протоколы собраний, корпоративный договор. Учредительные документы не помогут кому-то переписать компанию на себя или уволить гендиректора. Копия устава хранится в налоговой, и ее можно восстановить. Для этого нужно написать запрос в налоговую, где компания стоит на учёте, и оплатить госпошлину. За пять рабочих дней вам выдадут копии.
Потеря трудовой книжки работодателем что делать
Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.
Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.
В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:
- во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
- во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
- в надлежащем хранении и выдаче;
- в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.
Кто ведет трудовые книжки на каждого работника? Если в организации существует отдел по работе с персоналом (отдел кадров), сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.
Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора (руководителя). Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом. В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично.
Важным аспектом права работы является ответственность, налагаемая на лицо, уполномоченное на работу с персональными данными. Так как книжки сотрудников и сведения, вносимые в них, относятся к персональным данным, то сотрудник обязан предварительно пройти инструктаж и расписаться за ознакомление с правилами работы.
Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:
- на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
- на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.
В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:
- Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
- Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
- Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.
Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.
Источники:
- постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225
- Трудовой кодекс РФ
- Кодекс об административных правонарушениях
- Уголовный кодекс РФ
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.
Как правильно заполнять
Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается. Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы. Трудовая книжка содержит:
- информацию о работнике или титульный лист: Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия или специальность, дата заполнения титульного листа;
- сведения о работе, куда вписывают информацию о приеме на работу, перемещениях внутри организации, совместительстве, в том числе внешнем, если работник предоставляет такую информацию, увольнении;
- сведения о награждениях.
Кто приобретает бланк трудовой книжки
Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.
Если у гражданина нет трудовой, работодатель предоставляет ему чистый бланк, если она полностью заполнена — бланк вкладыша.
Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Дебет 20, 26, 44 Кредит 60. Стоимость документа, предоставляемого работнику:
- компенсируется внесением соответствующей суммы в кассу организации;
- вычитается из зарплаты сотрудника.
Кража со взломом, позиция УК
Вообще, действия по взлому сейфа и краже из него вещей подпадают под действующее уголовное законодательство (158 УК РФ). И вместе с тем, эта статься отличается от грабежа. Разница что называется качественная:
- Тайное хищение имущества (замеченное окружающими) является кражей;
- Грабеж же всегда сопровождается насильственными действиями по отношению к окружающим и пострадавшему в частности.
В действующей редакции, кража по 158 УК РФ может быть:
- Квалифицированной;
- Простой;
- Особо квалифицированной.
Однако самого понятия взлома на уровне законодательства нет. Поэтому суд может установить факт взлома по:
- Выломанной двери;
- Поврежденным замкам;
- Обесточенной сигнализации и т.д
Впрочем, сам по себе взлом не дает особого влияния на конечный приговор. Главную роль здесь играет размер ущерба. Чтобы не расписывать весь уголовный кодекс, скажем лишь что по минимуму за подобные деяния грозит следующее наказание:
- Лишение свободы до 6 лет;
- Штраф до 50 МРОТ;
А терялась ли книжка?
Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.
В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.
Это важно знать: Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку
В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:
- Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
- Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
- Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.
Как работодатели пытаются избежать наказания за потерю трудовой книжки
Работодатели пытаются различными путями избежать ответственности за потерю книжки, чтобы не платить штрафы и не судиться.
Они предпочитают придумывать отговорки:
- Обвинение работы почты. Работодатели утверждают, что уже отправили трудовую книжку заказным письмом. Даже документы, подтверждающие это, предоставляют. Чтобы не столкнуться с этой ситуацией, необходимо отказаться от согласия передачи такого важного документа этим ненадёжным способом. Если есть сомнения в достоверности предоставленной информации об отправленном документе, следует запросить данные трек-номера, чтобы самостоятельно отследить ход отправки. Если на эту просьбу поступает отказ, нужно немедленно обращаться в суд.
- Обвинение самого работника в утере документа. Тогда они утверждают, что передали документ, но сотрудник не расписался в его получении. Эта ситуация однозначно решается через суд. Будут запрошены свидетели, и если их уличат во лжи, они понесут уголовную ответственность.
- Документальная путаница.
Компания может обосновать невозможность отправки трудовой книжки путаницей. Но это объяснение не может быть уважительной причиной. Работник, допустивший халатность, должен быть обнаружен и привлечён к ответу. А сама компания обязана выслать документ по запросу или выдать на руки. Сам работник вправе даже в этой разрешившейся ситуации обжаловать действия компании, запросы в иске компенсацию причинённого ими морального вреда (связанного с переживаниями по поводу случившегося, невозможностью устроиться на работу, получать пенсию и так далее).
А терялась ли книжка?
Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.
В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.
В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:
- Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
- Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
- Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.
Наказание за кражу документов
Начать стоит с указания о том, что похищение, повреждение, уничтожение или сокрытие официальных документов — это статья 325 Уголовного кодекса РФ. Подобного рода действия, как правило, носят характер прямого умысла. Осуществляются они из-за личной заинтересованности или корысти. Украли документы? Украли водительское удостоверение? Это поистине преступные деяния, результатом которых могут быть следующие виды наказаний:
- штраф до 200 тыс. рублей;
- штраф в размере заработной платы обвиняемого до 18 месяцев;
- осуществление обязательных работ сроком до 500 часов;
- осуществление исправительных работ сроком до двух лет;
- принудительные работы сроком до одного года;
- лишение свободы сроком до года;
- заключение под арест до 4 месяцев.
Если был доказан прямой умысел преступного деяния, то любое из представленных наказаний может быть вполне реальным. Что подразумевается под прямым умыслом? Это представление о возможных отрицательных последствиях, понимание того, что совершается преступление. Например, грабители, похитившие автомобиль, но не догадывающиеся, что в нем находятся документы на машину, будут осуждены за похищение авто, но не за похищение документов.