Путевой лист. Изменения с 1 марта 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист. Изменения с 1 марта 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Путевые листы 2022: изменения

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Что изменилось?

1. Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:

   • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
   • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
   • организованная перевозка группы детей,
   • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
   • перевозка грузов,
   • перевозка для собственных нужд.

   Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:

   • срок действия путевого листа;
   • лицо, оформившем путевой лист;
   • транспортное средство;
   • водитель (водители) транспортного средства;
   • вид перевозки;
   • вид сообщения.

   Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.

   Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:

   • полное наименование,
   • адрес в пределах местонахождения,
   • номер телефона,
   • ОГРН.

   Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:

   • фамилию, имя, отчество (при наличии),
   • адрес регистрации по месту жительства,
   • номер телефона,
   • ОГРН.

   Приказом вводится классификация видов перевозки:

   • коммерческие перевозки;
   • перевозки для собственных нужд;
   • передвижение и работа специальных транспортных средств.
   

   Как заполнять путевые листы в этом и следующем году

   Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.

   Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.

   Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.

   Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:

   • тип ТС,

   • марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),

   • государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),

   • дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,

   • дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.

   Можно ли выписывать путевой лист на месяц

   Оформлять путевые листы ежедневно обязаны только автотранспортные организации. Это связано с тем, что такие документы действительны в течение одного дня (смены).

   Путевые листы на месяц разрешено оформлять только при командировках. В этом случае водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78.

   Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).

   Если один и тот же автомобиль использует сразу несколько водителей, можно оформить несколько бланков путевого листа легкового автомобиля на месяц. Каждый бланк следует оформить на одного водителя (п. 11 приказа Минтранса от 28.11.97 № 152).

   Оформление путевого листа на месяц

   При использовании путевых листов с целью оформления поездок служебного транспорта следует создавать документы на каждый день. Однако законодательством разрешено формировать их и на более продолжительный срок — до 1 месяца. Соответственно, хозяйствующий субъект может выписывать путевки на любой период в пределах одного месяца — день, неделю, десять дней или целый месяц, но не более того.

   1. номер листа и его наименование. Нумерация путевых листов ведется в хронологическом порядке, начиная с 1 января каждого календарного года. В качестве наименования необходимо указать, на какой именно вид транспортного средства оформляется документ (легковой или грузовой автомобиль, кран, трактор и т.д.);
   2. период действия путевого листа. Если путевой лист оформляется на период больше одного дня, в том числе и на месяц, то необходимо указать начальную и конечную дату действия документа;
   3. информация о владельце автомобиля, в том числе если он является юридическим лицом — наименование, адрес, телефон, ОГРН, если ИП — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП;
   4. информация о транспортном средстве — тип и модель транспортного средства, использование с прицепом или без, государственный номер, показания километража, а также дата и время при выезде и заезде;
   5. данные водителя — ФИО, сведения о проведенном медосмотре сотрудника.

   Организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся перевозкой пассажиров и грузов, должны оформлять путевые листы. Для этих целей руководителем компании назначается ответственное лицо.

   Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.

   Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

   Путевой лист на каждый день можно не оформлять?!

   Да, нужен.

   По гражданскому законодательству транспортное средство можно арендовать без экипажа
   (ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632–641 ГК РФ).

   По договору аренды без экипажа:

   • арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации;
   • арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ.

   Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

   Путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). При аренде его заполняют как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе:

   • его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и подп. 1 п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

   В Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств:

   • например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).

   Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов:

   • до 01.01.2021 года контролера с текстом: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152);
   • с 01.01.2021 года ответственного должностного лица с текстом: «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

   Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований.

   Унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами.

   Компания вправе составить путевые листы в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 или от 11.09.2020 № 368 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).

   • Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

   Безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.

   Есть разные мнения:

   • обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств (абз. 3 п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»);
   • по мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
   • противоположные мнения судов: предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).

   Лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля. Это снизит риск, что при проверке налоговая исключит затраты на ГСМ из состава налоговых расходов.

   • Приказы Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368 не относят к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
   • Судебная практика по вопросу противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).

   В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

   • Образец заполнения путевого листа 135.5 КБ

   Можно ли выписывать путевой лист на месяц

   Оформлять путевые листы ежедневно обязаны только автотранспортные организации. Это связано с тем, что такие документы действительны в течение одного дня (смены).

   Путевые листы на месяц разрешено оформлять только при командировках. В этом случае водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78.

   Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).

   Если один и тот же автомобиль использует сразу несколько водителей, можно оформить несколько бланков путевого листа легкового автомобиля на месяц. Каждый бланк следует оформить на одного водителя (п. 11 приказа Минтранса от 28.11.97 № 152).

   

   Журнал учета путевых листов

   Кроме обязательного оформления путевых листов, предпринимателю потребуется вести журнал учета путевых листов. Исключений по оформлению данного документа нет, их обязаны вести все предприниматели, у которых в собственности есть автомобиль.
   Уже с 2013 года как для организаций, так и для ИП вести журнал учета путевых листов по унифицированной форме №8 не нужно. Разработать можно свою форму журнала. Однако, использовать специально разработанный бланк довольно удобно, поэтому многие предприятия оставили их в своей работе, доработав бланк под свои требования.

   Журнал учета листов нужен для того, чтобы можно было проконтролировать выдачу и возврат путевых листов. В нем содержится информация абсолютно по всем листам, вне зависимости от периодичности выдачи этих документов.

   Путевой лист на месяц: как оформить многодневный путевой лист

   Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).

   Выписать путевой лист на месяц можно, если компания направила работника на служебном транспорте в длительную командировку. В остальных случаях путевые листы оформляйте с той с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Образец путевого листа на 2020 год и правила заполнения бланка, в статье.

   На сколько дней выдается путевой лист

   Раньше, на заре предпринимательской деятельности, путевые листы вообще не выписывали. Потом этот непорядок исправили. И сейчас путевые листы выписываются всем водителям любого транспортного средства как юридическими лицами, так и индивидуальными предпринимателями. Путевой лист — очень важный документ, заполняющийся по статистически утвержденной форме. Он содержит ряд необходимых сведений, например, номер листа, наименование предприятия, ФИО водителя, название транспортного средства и информация о нем и, конечно, срок действия путевого листа.

   В законе в 2020 году известно, что путевой лст выдаваться может на один день, либо на срок до одного месяца, то есть изменений не произошло. Не требуется путевой лист физическому лицу, при использованиии транспорта в собственных целях или передается другому физлицу по доверенности.Также нет необходимости иметь путевой лист если авто принадлежит юридическому лицу и юрид. лицо не требует учет расхода бензина.

   Особенности заполнения

   Помимо реквизитов, изменились и правила заполнения путевых листов в 2022 году: теперь при их оформлении, ведении и учете важно учесть следующие моменты:

   • с 1 января стал обязательным путевой лист для ИП, вне зависимости от того, перевозит он людей (грузы) или нет; ранее путевки требовались только для коммерческих перевозок;
   • показания одометра придется фиксировать как при выезде, так и при заезде на парковку;
   • журнал учета путевок разрешили вести как в бумажном, так и в электронном виде (при наличии ЭЦП);
   • если машиной пользуются несколько сотрудников документ , оформляется на каждого;
   • необходимо проставлять отметку «Выпуск на линии разрешен» при контроле технического состояния ТС, указывать время выпуска ТС и его возвращения.
   

   Правила заполнения путевого листа для легкого автомобиля в 2022 году

   Особенности заполнения документа прописаны в пунктах 9-18 Приказа Минтранса № 152.

   Обязательно указывается порядковый номер в соответствии с хронологией и журналом учета, а также прописываются сведения:

   1. О владельце ТС:
   • правовая форма юридического лица;
   • наименование компании;
   • ОГРН, местонахождение и телефоны.
   1. Об автомобиле:
   • тип ТС (легковой) и модель;
   • реквизиты номерного знака;
   • показания километража пробега (одометра), которые снимаются в момент выезда с места парковки и при возвращении на нее по окончании смены;
   • дата и время с фиксацией часов и минут выезда и возвращения;
   • дата и точное время прохождения технического контроля автомобиля, предваряющего выход в рейс.
   1. О водителе, который допущен к эксплуатации ТС в рабочую смену:
   • ФИО;
   • данные прохождения осмотра медика перед рейсом и после с указание точной даты и времени.

   Приказ Минтранса № 467 исключил обязанность проставлять в путевой лист штамп работника медицинского профиля, проводившего осмотр водителя. Достаточно заверить его подписью и расшифровкой.

   Свою особенность заполнения имеют путевые листы, которые заполняются на один автомобиль и нескольких водителей, управляющие в течение дня посменно. Тогда начальные дата, время и показания километража прописываются в лист того из водителей, кто первым выезжает с парковки, а конечные данные – в лист заезжающего на парковку.

   Отразите в путевом листе маршрут движения легкового автомобиля с указанием пунктов следования, расхода бензина в соответствии с показаниями приборов и фактических затрат.

   Период действия путевого листа может быть, согласно п. 4 приказа Минтранса от № 152:

   • один трудовой день, когда водитель за его продолжительность совершает один и более рейсов. В документе фиксируется дата (ЧЧ, ММ, ГГГГ);
   • срок более одного рабочего дня в соответствии с длительностью рейса. Указываются даты его начала и окончания.

   Кто должен составлять путевой лист

   Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

   • зарплату водителя;
   • надбавки водителям за разъездной характер работы;
   • затраты на ГСМ;
   • затраты на запчасти;
   • затраты на парковку;
   • компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

   Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

   Заполняем путевые листы с 1 марта 2022 года по-новому

   1. Название и номер документа.
   2. Срок действия, определяемый исходя из:
   3. даты начала рейса (если он совершается в течение суток);
   4. даты начала и окончания рейса (если он совершается более суток).
   5. Сведения о собственнике ТС, на которое составляется лист:
   6. название юрлица (Ф.И.О. ИП);
   7. адрес, телефон;
   8. номер ЕГРЮЛ (ЕГРИП).
   9. Сведения о самом ТС:
   10. тип;
   11. модель (и модель прицепа, если он используется);
   12. номер;
   13. данные по одометру — на момент выезда с парковки и к моменту возвращения на стоянку;
   14. дата и время выезда с парковки и возвращения на парковочное место;
   15. дата и время проведения технического контроля (при наличии необходимости его проведения).
   16. Сведения о водителе ТС:
   17. Ф.И.О.;
   18. даты и время медосмотров — предрейсового и послерейсового.
   
   

   Похожие записи:

   • Самовольная постройка: что это и как признать право собственности
   • Как продлить разрешение на охотничье оружие в 2021 году — все о данной процедуре
   • На сколько дней выдают больничный: таблица по заболеваниям