Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Онлайн-кассы в 2023 году: новые правила работы с ККТ и как выбрать кассу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В 2022 многие, кто до этого не использовал онлайн-кассу, обязаны будут ее применять. Так в первом чтении Государственной думой был одобрен законопроект №33099-8, который вносит изменения и поправки в 54-ФЗ, действующий с 2017 г.
Штрафы за отсутствие онлайн-кассы
Несоблюдение норм и правил, прописанных в 54 Федеральном законе в части применения ККТ, приведет к наложению административной ответственности в виде штрафов, а в особых случаях и уголовной ответственности.
Для ИП штраф при работе без кассового устройства составит до половины суммы выручки, полученной без применения ККТ, но не меньше 10 тысяч рублей. За повторное нарушение грозит приостановка деятельности на срок до 3 месяцев.
Также штраф можно получить, если оборудование не соответствует законодательству или зарегистрировано не корректно. В таком случае это приравнивается к работе без кассы. Штраф бизнесмен получит и за не выданный чек или его неправильное оформление.
Новые возможности фискального накопителя на 15 или 36 месяцев
Кроме обязательных реквизитов, ФФД 1.2 позволяет формировать следующие документы (п. 4.1 ст. 4.1 ФЗ-54 от 22.05.2003):
- запрос о коде маркировки;
- уведомление о продаже товара для фиксации его выбытия в «Честном ЗНАКе»;
- ответ на запрос о маркировочном коде (статус его проверки);
- квитанция на уведомление с подтверждением продажи товара или об ошибке проверки.
Какой ФН обязан купить ИП на УСН
Для «упрощенцев», предпринимателей на патенте или ЕСХН действует общее правило — использовать накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев. Но есть исключения. Какой ФН обязан купить ИП на УСН, если он продает подакцизные товары, работает посезонно или использует ККТ в автономном режиме? Выбор не ограничен. Если предприниматель считает нужным, может выбрать модель на 15 мес.
Рассмотрим, какой ФН нужен предпринимателю на УСН при маркировке товаров. Если ИП продает обувь, одежду и другую продукцию с кодами Data Matrix, нужно использовать модель «ФН-1.1М исполнение Ин36-1М» (информация актуальна на январь 2022 г., реестр ФН может расшириться). В этом случае также действуют исключения — они касаются тех, кто занят сезонным бизнесом и применяет ККТ в автономном режиме. Не забудьте подключить ФФД 1.2, если ваша деятельность не связана с торговлей ювелирными украшениями, алкоголем и меховыми изделиями.
Когда у фискального накопителя истекает срок службы, его необходимо заменить на новый. Сохранившиеся в нем данные должны быть переданы в ФНС (п. 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ) в течение 60 календарных дней. Старый ФН нельзя выбрасывать — его необходимо хранить в течение 5 лет после окончания эксплуатации (п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ).
Имеется ли интеграция между ЕГАИС и системой Честный ЗНАК?
На данный момент запустили эту интеграцию в системе Честный ЗНАК, то есть участникам эксперимента по маркировке не надо указывать места осуществления деятельности. Эти сведения подгружаются автоматически из ЕГАИС.
Когда карточка товара регистрируется в «Национальном каталоге маркированных товаров», требуется проставлять реквизит «Код ФРАП».
Из ЕГАИС в систему Честный знак автоматически будут передаваться такие документы как:
- отчеты о производстве;
- заявки о фиксации информации о ввозе или перемещении этилового спирта в РФ, алкогольной и спиртосодержащей продукции, содержащие коды идентификации;
- товарно-транспортные накладные.
Самая простая касса: кому подходит?
Неважно, сколько вы сэкономили на покупке, если выбранная аппаратура непригодна для вашего бизнеса. Самые простые кнопочные аппараты без дополнительного функционала подходят микробизнесу и мелкой рознице. К таким относятся:
- Магазины, обрабатывающие меньше 10 человек в день. Скорость обслуживания и отчетность по продажам не нужны. Очередь все равно не образуется, а данные для маркетингового анализа можно будет записать на обычной бумаге в конце рабочего дня. Сюда же относится сфера услуг.
- Палатки на рынках и уличные ларьки. Автономные ККМ командно-управляемого типа не занимают много места и оборудуются кнопочным управлением. Уличные торговцы часто работают в перчатках и не могут возиться с сенсором. Более того, ассортимент торговых палаток небольшой. Он легко впишется в память автономной аппаратуры.
- Курьеры, таксисты и любые ИП, рассчитывающиеся на выездах. У таксистов и курьеров нет возможности для установки аппарата и нет времени на подзарядку терминала. Простые автономные ККТ без сенсорного экрана не потребляют так много энергии, как компактные смарт-терминалы. Они, как правило, дольше работают от аккумулятора.
Облачная онлайн-касса для интернет-бизнеса
Вариант подписки на пользование облачной онлайн-кассой — отличный выход для интернет-магазинов и бизнеса, реализующего свои услуги исключительно онлайн. Простой способ получить онлайн-кассу недорого. По сути, вам предлагается взять в аренду одну или несколько онлайн-касс, расположенных в дата-центре сервиса. Вы подключаетесь к аппарату удаленно. Он фиксирует все транзакции и передает данные о них в ОФД. Транзакция выглядит так:
- собственник сайта устанавливает интеграцию облачной онлайн-кассы с приемом платежей и CMS-системой своего сайта;
- покупатель оформляет и оплачивает покупку, как и обычно;
- платежный модуль интернет-магазина передает информацию о совершенной покупке на сервер с облачной онлайн-кассой;
- ККТ отправляет данные в ОФД, а оттуда они идут прямо в Федеральную налоговую службу;
- покупатель получает электронный чек.
Обратите внимание! Облачная система не нарушает закон 54-ФЗ и активно используется интернет-магазинами. Ежемесячная подписка на услуги стоит от 500 рублей. При оплате годового пакета действуют скидки.
Конечно, в длительной перспективе дешевле купить онлайн-кассу, чем постоянно пользоваться подпиской на сервисы. Но на старте это самый дешевый вариант онлайн-кассы. Можете применять его, чтобы накопить средства на ККТ, которую можно связать с системой бухгалтерского учета. Коротко о преимуществах и недостатках:
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Не требует большого бюджета для запуска | Может использоваться исключительно для продажи товаров через интернет |
| Техническое обслуживание проходит на стороне арендодателя | Вы не можете продать кассовый аппарат или сдать его в аренду третьему лицу |
| Оборудование оперативно заменяется при поломке без вашего участия | Нет возможности печатать классические бумажные чеки |
| Нельзя использовать облачную кассу на пункте выдачи заказов | |
| Подписка на облачную кассу обходится дороже в длительной перспективе |
В 54-ФЗ прописано, что все ИП должны купить, зарегистрировать и использовать кассовую технику с 1.07.2019 года. Период, когда такое решение можно отсрочить, уже истек. Если вы собираете заняться торговлей, то аппарат вам точно потребуется.
Исключение предусмотрели для:
- Продавцов, реализующих продукцию, сделанную своими руками.
- Области, где оказываются услуги для населения. Здесь достаточно будет выдавать бланки строгой отчетности.
В обоих случаях говорится об индивидуальных предпринимателях, которые не привлекают к своей деятельности труд наемных работников.
Остальным же необходимо:
- купить онлайн-кассу, какая будет соответствовать всем требованиям;
- зарегистрировать;
- заключить договор с ОФД;
- отправлять данные в налоговую;
- пробивать и отдавать чеки нового образца.
Кому не нужен ККТ для ИП
Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.
Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.
От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:
- продажа бумажных газет и журналов в киосках;
- питание в образовательных учреждениях;
- реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
- продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
- торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
- услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
- бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
- продажа бахил в розницу и др.
Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:
- некоторые ИП на патенте (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
- предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня отдалённых или труднодоступных местностей.
Не знаете, какую кассу купить?
В настоящее время существует большой выбор кассовых аппаратов. И порой потребителю, не разбирающемся в кассовой технике очень трудно остановить свой выбор на том или ином аппарате. Все кассы входят в реестр налоговой, соответствуют 54-ФЗ и все они могут передавать данные через интернет.
Специально для надвигающейся волны перехода на онлайн кассы всем, кто получал отсрочку до 2019 года, мы подготовили обзор кассовых аппаратов.
Все кассовые аппараты можно условно разделить на 3 типа:
- 1. Аппараты с минимальным набором функций и небольшим объемом памяти хранимых артикулов
- 2. Кассовые терминалы с расширенным функционалом и возможностью подключения к облачным сервисам
- 3. Фискальные регистраторы для подключения к компьютеру с товароучетной системой
Категории ИП, освобожденные от обязательного использования кассы
Работа без кассового аппарата для ИП вполне возможна, если предприниматель относится к одной из следующих категорий:
- ИП, налогообложение которых осуществляется с применением ЕНВД. Такие предприниматели могут вести работу без регистрации и использования ККМ. Сюда относится оказание услуг населению бытового характера:
- Розничная торговля;
- Транспортные перевозки, а также обслуживание автомобилей (помывочные и ремонтные работы);
- Предоставление земли площадок для торговли или рекламы;
- Сдача помещений в аренду и др.
- ИП, использующие в своей работе бланки строгой отчетности. Они строго регламентированы законом и должны иметь реквизиты и оттиск печати предпринимателя. Бланки выступают чеками при продаже товаров.
- ИП без кассового аппарата работают тогда, когда их использование крайне затруднено, к таким случаям относят следующие виды деятельности:
- Купля-продажа ценных бумаг;
- Продажа продуктов питания, напитков, бумажной продукции и др. товаров на улице, на рынках или в киосках (при условии, что их доля превышает 50% общей выручки);
- Продажа проездных билетов водителем или кондуктором в салоне общественного транспортного средства;
- Адвокаты и нотариусы, работающие индивидуально.
- Использование и регистрация кассового аппарата для ИП в налоговой службе не обязательна, когда индивидуальный предприниматель ведет работу на труднодоступных, отдаленных местах, что не позволяет вызвать сотрудника для того, чтобы зарегистрировать технику и ввести ее в эксплуатацию. Сюда следует отнести нефтедобывающие вышки, воздушный транспорт, удаленные станции и др.
Закон о кассовых аппаратах 2016 года для ИП говорит о том, что все остальные предприниматели должны приобрести и зарегистрировать машины перед началом своей деятельности.
Если вы не хотите покупать кассу
Если вам нужна онлайн касса, купить её является не единственным вариантом, как найти выход из ситуации. Можно обойтись вообще без неё, даже не входя в категорию лиц, которые подпадают под исключения. Для этого можно выполнить переход с одной системы налогообложения в другую. К примеру, перейти на систему НПД, то есть, стать самозанятым предпринимателем. ИП можно вообще закрыть, получив самозанятой статус уже в качестве физического лица.
В любом из этих случаев онлайн касса в 2022 не нужна. Кроме того даются другие преимущества. Например, предприниматели могут платить 4% с платежей, что делали физлица и 6% от платежей, поступающих от юрлиц, а страховые взносы платить вообще не понадобится. Самозанятые не ведут бухгалтерию и не занимаются сдачей налоговых деклараций.
Онлайн-кассой можно не пользоваться, но чеки все равно приходится передавать. Для этого используется сервис «Мой налог». Его можно применять в качестве приложения на смартфоне или перейдя на сайт.
Чтобы перейти на НПД, важно соблюдать несколько требований, касаемо годового заработка, наличия сотрудников и особенностей деятельности. Например, нельзя зарабатывать более 2,4 млн. рублей/год, иметь сотрудников на трудовом договоре, продавать продукцию чужого производства. А если производить продукцию, то она не должна быть маркированной или относиться к товарам для которых нужна лицензия. Кроме того, самозанятое лицо не должно работать по договору поручения или агентскому договору. Во всех остальных случаях нужна онлайн-касса и специальный кассовый аппарат.
Какие последствия по 54-ФЗ, если работать без кассы
В ФЗ 54 четко указаны условия, когда нужно обзавестись кассовым аппаратом, потому если вы этого не делаете без причины, последствия могут быть неприятными. Сперва дают предупреждение. Если оно проигнорировано, выписывают штраф. Хотя есть случаи, когда обходится без предупреждений, поскольку согласно 54 фз можно сразу выписывать штрафные санкции. В 2022 году расчет штрафа ведется исходя из суммы, что проходит мимо кассы (четверть или половина), но не меньше десяти тыс. руб. Если повторная проверка выяснит, что предприниматели не занялись покупкой кассового аппарата, их деятельность приостановят на 90 суток. Но при условии, если сумма расчета больше миллиона рублей.
Получить юридическую помощь по вопросам онлайн-касс для ИП можно на нашем сайте.
Как выбрать оптимальную онлайн-кассу для бизнеса? Топ предложений на рынке
Как было сказано выше, на рынке представлены различные варианты онлайн-касс, которые различаются по функционалу, особенностям эксплуатации, техническим характеристикам. При выборе обязательно изучите лучшие отзывы, а также полную информацию о модели.
Ниже представлен ТОП-7 лучших онлайн касс для ИП в 2023 году, с которых вы можете начать изучение оборудования.
- Касса К1-Ф. Отличается простой настройки и комфортным управлением. Администрировать данный вид кассы вы можете в любой операционной системе. Очень простая регистрация, возможность удаленного администрирования оборудования через веб-сервис с помощью программы удаленного доступа. Совместимость с 1С, наличие АКБ, подключение через wi-fi.
- Эвотор 7.3. Представленный вариант оборудования — полноценное решение для автоматизации торговли в технологичном корпусе. Это небольшой фискальный регистратор и планшетный компьютер с дисплеем на 7 дюймов. В оборудовании установлен аккумулятор, который позволит работать без необходимости дополнительной зарядки в течение 14 часов. Среди функционала присутствуют все необходимые операции для малого бизнеса. Функционал всегда можно дополнительно расширить под задачи вашего предприятия. Подключается по интернету через wi-fi, sim-карту или usb-порт. Совмонлай с 1С, кроме того, данные приборов интегрированы с Тинькофф.
- АТОЛ 50Ф. Небольшая стационарная онлайн-касса с простым подключением и совместимостью со всеми распространенными операционными системами. Есть возможность самостоятельной регистрации ККТ. Надежный аппарат большим ресурсом печати — 100 км чековой ленты, а также функция автоматического отрезания. Прибор совместим с 1с, есть wi-fi.
- АТОЛ 20Ф. Функциональный вариант онлайн-кассы с возможностью подключать дополнительные интерфейсы USB и RJ12 — автоматический денежный ящик. Может работать со всеми типами фискальных накопителей. Данная модель кассы — это новое поколение фискальных регистраторов. Она полностью сертифицирована для работы по новому закону 54-ФЗ. Касса интегрирована с ЕГАИС. Отличается качественной сборкой, надежными материалами, а также большим ресурсом печати. Оснащается модулями WiFi и GSM.
- Меркурий 180ф. Полностью автономный переносной онлайн аппарат, который предназначается для выездной торговли. На сегодняшний день это одно из самых маленьких устройств среди всего рыночного ассортимента. Его вес составляет всего 390 грамм. Радуют очень маленькие и компактные габариты. Будет хорошим решением для небольших магазинов, сферы услуг, а также различных предприятий розничного формата. Присутствует АКБ, wi-fi. Среди преимуществ — низкая стоимость оборудования.
- АТОЛ 15Ф мобильный. Один из самых малогабаритных фискальных регистраторов, которые применяются в сфере электронной коммерции. Прекрасно подойдёт для сферы услуг, платежных агентов, магазинов. Пользователи выделяют очень простое управление и удобство в использовании терминала. Полностью соответствует требованиям Федерального Закона номер 54, передача данных осуществляется максимально оперативно. Может быть подключён через wi-fi или Bluetooth. Дополнительно представленный вид прибора может быть подключён к мобильному устройству, планшету, персональному компьютеру для работы с программным обеспечением. Возможно использование проводного подключения. Есть АКБ.
- Модуль касса Mspos K. Ещё один компактный мобильный регистратор. Оснащен большим сенсорным дисплеем, есть возможность беспроводной связи, а также встроенный принтер для печати чеков и документации. Основное преимущество данного вида онлайн-кассы — это максимально простая эксплуатация. Подключается через wi-fi или sim-карту, совместима с 1С, есть АКБ.
Онлайн-кассы — это оборудование, которое обладает большим количеством преимуществ как для предпринимателей, так для службы налоговой инспекции, так и для покупателей. Открывается возможность предоставлять информацию в ФНС в онлайн-режиме, быстро зарегистрировать ККТ самостоятельно, быстрее и дешевле обслуживать кассу нового образца, получить доступ к аналитике. Онлайн-кассы позволяют отследить неуплату налогов и расширить охват контроля. На рынке представлены разные типы касс: в виде автономного оборудования, фискальных регистраторов, автоматизированных систем или терминалов. Изучение их функционала и особенностей позволит подобрать подходящий аппарат для своего вида бизнеса.
Как зарегистрировать кассовый аппарат?
Порядок регистрации кассового оборудования определен Инструкцией Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь N 44 от 05.09.2011.
Документы на регистрацию/снятие КСА предоставляются в налоговую в день оформления документов:
- Формуляр на аппарат или технический паспорт.
- АКТ о снятии показаний контрольных и накапливающих счетчиков для предоставления в инспекцию МНС в 2-х экземплярах (1 экземпляр с контрольным чеком).
- Список кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечающих машин, таксометров, представленных для регистрации в инспекцию МНС в 2-х экземплярах.
- Договор на периодическое техническое обслуживание в 3-х экземплярах.
- Бланк заявления в инспекцию МНС в 2-х экземплярах.
- Свидетельство на право эксплуатации для кассиров.
- Анкета (заполняется в ИМНС).
Новые инициативы по ККТ
Теперь о том, каких изменений ждать в сфере применения кассовой техники и к чему готовиться. Есть новшество, о котором нужно знать всем: с начала 2023 года ФНС возобновляет внеплановые проверки ККТ. В 2022 году они не проводились, поскольку действовал мораторий. Теперь же инспекция по своей инициативе или при поступлении жалобы от покупателя может вновь проверять бизнес на предмет применения кассовой техники.
Есть еще ряд новшеств, которые сейчас на стадии рассмотрения. Наиболее значимое — возможное введение обязанности применять ККТ при торговле на рынках (ярмарках). Законодатели говорят, что в этой сфере много нарушений, теневых операций и серых доходов. Фактически единственными, кто может не применять кассы, останутся сельхозпроизводители (плательщики ЕСХН), причем с существенными ограничениями. Однако пока процесс рассмотрения этого законопроекта, судя по всему, притормозили. Он принят только в первом чтении, хотя внесен в Госдуму еще в конце 2021 года.
На этом наша статья о том, кто может работать без кассовых аппаратов, завершена. Конечно, предусмотреть абсолютно все нюансы довольно трудно. Мы затронули лишь общие правила, поэтому вопрос о необходимости применения ККТ нужно детально разбирать в каждом конкретном случае.
Продление срока подключения ККТ до 01.07.2019
В течение первой половины 2019 года кассы с функцией «онлайн» предстоит установить ИП, оказывающим различные виды услуг при любых налоговых режимах. Отсрочка действует при соблюдении ряда условий:
- расчет за услуги производится наличными или банковскими картами;
- услуги оказываются населению предпринимателями, которые оформляют бланки отчетности для потребителей или ранее не их использовали;
- ИП работает в сфере общепита, вендинга, но не имеет наемных сотрудников.
Владельцы бизнеса на УПС при оказании услуг физическим лицам или другим предпринимателям имеют право выписывать БСО, но при расчетах с юридическими лицами с 01.07.2018 требуется кассовый чек. Стандарты для бланков отчетности установлены Постановлением № 359 от 06.05.2008.
ИП вправе применять БСО до 01.07.2019 при приеме оплаты за следующие виды услуг:
- оплата почтовой и телефонной связи;
- услуги (ЖКХ, уборка, изготовление одежды, ремонт обуви и бытовых электроприборов, услуги парикмахеров);
- пассажирские перевозки;
- услуги в сфере туризма;
- реализация билетов на различные культурные и спортивные мероприятия.
С 01.07.2019 вышеперечисленные виды организаций перейдут на автоматизированную систему по выдаче БСО. Кроме того, в 2021 году правительство планирует обязать ИП на УСН и других режимах указывать в чеке данные о наименовании, числе товаров.