Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить замещение отсутствующего сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все зависит от того, как будут выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если применяют полное освобождение замещающего работника от его собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если сотрудник наряду со своими трудовыми задачами выполняет и «чужие», то здесь возможны совмещение и совместительство.
Врио – это совместительство или нет
Для совместительства требуется заключения отдельного трудового соглашения, в котором указывают факт занятости по совместительству, его срок и оплату. А для совмещения, расширения и перевода оформляют дополнительные соглашения к уже действующим трудовым контрактам, содержащие описание новых функций, срока и оплату.
Таким образом, врио может быть совместительством, если оформлено соответствующим образом. В остальных случаях – эти категории не совпадают.
Близкие между собой формы замещения отсутствующих сотрудников — совместительство, совмещение и временный перевод — имеют существенные отличия в режиме труда специалиста и порядке кадрового оформления. Приведем основные из них:
- Принципиальное отличие совмещения и совместительства состоит в последовательности исполнения замещающим сотрудником своих функций и функций отсутствующего работника. При внутреннем совместительстве должностные обязанности отсутствующего сотрудника выполняются по окончании основного рабочего дня трудящегося, при совмещении же и основные, и дополнительные трудовые функции осуществляются параллельно в течение одной рабочей смены. Кроме того, совместительство требует заключения еще одного трудового договора с сотрудником, тогда как совмещение оформляется при помощи доп. соглашения к уже существующему.
- Так же как и совмещение должностей, временный перевод сотрудника на другую должность оформляется при помощи составления доп. соглашения к трудовому договору. Однако в отличие от предыдущих вариантов замещения отсутствующего сотрудника в этом случае происходит освобождение, пусть и временное, от ранее занимаемой должности. Работник при этом исполняет только должностные обязанности находящегося в отлучке специалиста. Срок такого перевода не может быть более 1 года.
Во всех случаях замещения отсутствующего работника законодатель требует получения от сотрудника письменного согласия на подмену (исключения оставляют форс-мажоры на производстве и в стране). При оформлении внутреннего совместительства таким согласием является подписанный работником трудовой договор, в других же случаях трудящийся должен письменно (т. е. отдельным документом) выразить согласие на замещение.
Когда необходимо дополнительное соглашение об исполнении обязанностей
Должностные обязанности работника, прописанные в трудовом договоре или должностной инструкции, должны быть четко определены, понятны и соответствовать должности работника.
У работодателя может возникнуть необходимость возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого работника. На этот случай трудовое законодательство предусматривает три формы замещения:
- Временный перевод сотрудника на другую работу. Если работник согласен с переводом, с ним следует заключить дополнительное соглашение о возложении обязанностей на время отпуска основного сотрудника с указанием трудовой функции и сроков перевода.
- Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы и за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В таком случае оформляется трудовой договор по совместительству на определенный срок.
- Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы в пределах нормальной продолжительности рабочего времени. В этом случае работник и работодатель договариваются о доплате. Работодатель издает соответствующий приказ.
Причины введения замещения
Согласно ТК РФ, у всех штатных сотрудников есть право на равноценную оплату и труд, отдых, другие дополнительные гарантии. Следующие причины считаются законными основаниями для отсутствия на работе:
- Медицинские показания, либо необходимость оформить какие-либо специальные разрешения.
- Исполнение государственных обязанностей. Пример – когда принимают участие в военных сборах.
- Повышение квалификации, если руководство ранее выпустило соответствующий приказ.
- Обучение согласно графику, установленному в учреждении.
- Болезни, включая беременность и роды.
- Направление в командировку.
- Ежегодный либо административный отпуск.
Кто заменит руководителя
Действующее законодательство не содержит положений, регламентирующих порядок замещения временно отсутствующего руководителя организации. Как правило, его обязанности возлагаются на штатного заместителя (если такая должность предусмотрена в штатном расписании) или иного работника. Когда штатных заместителей несколько, обязанности руководителя организации возлагают на первого зама. Если такой должности в штатном расписании нет, обязанности отсутствующего шефа исполняет один из заместителей по ключевому направлению деятельности. Например, в торговой или сервисной компании — заместитель по коммерческим вопросам, в производственной — заместитель по производству, главный инженер.
Чтобы обеспечить непрерывный процесс управления организацией, лучше подстраховаться и на стадии подготовки штатного расписания разработать схему замещения руководящих работников (заместителей руководителя, руководителей структурных подразделений, главных специалистов, других служащих, относящихся к категории «руководитель»).
Такую схему утверждают в приказе о распределении обязанностей между руководящими работниками. В этом документе решается вопрос распределения направлений (участков) управления организаций между конкретными руководящими работниками и взаимного замещения этими работниками друг друга.
Что касается штатных заместителей или помощников руководителя организации (структурного подразделения), исполнение ими обязанностей руководителя во время его отсутствия не требует дополнительного оформления, ведь речь идет об их трудовой функции. Отметим, что штатный заместитель приступает к исполнению обязанностей руководителя только в его отсутствие.
Это одновременное выполнение уже работающим специалистом предприятия своих обязанностей и задач сотрудника, который временно отсутствует. Как правило, работодатель, составляя график отпусков на следующий год (граничный срок утверждения – середина декабря предыдущего года), уже думает о возложении обязанностей на третьих лиц во время ухода на отдых отдельных специалистов. В связи с чем, одновременно с расписанием отпусков составляется дополнительное распоряжение, утверждающее лиц, которые будут работать по совмещающему графику. В этом же документе указывается период выполнения работ и рассчитывается оплата за замещение. Сумма, требуемая к компенсации, уже в предыдущий год закладывается в бюджет фирмы. Доплата за совмещение должностей на время отпуска устанавливается с учетом времени, потраченного на выполнение каждой из работ в учетный период, а также согласно окладу должности.
Законодатель предусматривает такие особенности данного способа выполнения работы:
- процедура допустима исключительно в пределах одного юридического лица;
- важно наличие двухстороннего согласия, подтверждаемого письменным соглашением;
- выполнение работы производится исключительно в рамках граничного срока рабочего времени;
- обязательно одновременное выполнение и своих и делегированных обязательств.
Ответы на вопросы читателей
? Вопрос 1 от Алены: Мой начальник уходит в отпуск на 28 дней, говорит, что замещать его буду я (замначильника). Будут ли мне что-то доплачивать? Могу ли я отказаться от замещения?
Ответ: Да, можете отказаться. Возложить дополнительные обязанности можно только на основании вашего согласия. Если согласитесь письменно, оформляется приказ о замещении и доплате.
? Вопрос 2 от Сергея: Директор уходит в отпуск, но периодически выходит на работу и выполняет свои обязанности. Нужно ли оформлять замещение?
Ответ: Если работник ушел в отпуск, он не должен выходить на работу и выполнять должностные обязанности. Это нарушение права сотрудника на отдых по ТК РФ. При проверке могут быть проблемы из-за этого. Лучше оформить приказ о замещении и возложении обязанностей на другого работника на период отсутствия.
? Вопросы от Инны: Достаточно ли будет составить дополнительное соглашение к трудовому договору на время возложения обязанностей, где будет прописан размер доплаты?
Ответ: Нет, ТК РФ требует письменного согласия работника и приказа об объеме работы и размере доплаты.
Если остались вопросы по теме, задайте их в комментариях ниже.
Топ 4 наиболее популярных вопросов
Вопрос 1. Как определяется последний рабочий день временного сотрудника, когда у основного закончился декрет, и он выходит на работу?
Ответ. Днем увольнения временного работника и, соответственно его последним днем работы в данной фирме, считается день, который предшествует дню выхода основного работника.
Вопрос 2. Следует ли работодателю предупреждать заранее временного работника, замещающего декретницу, о дате его увольнения?
Ответ. Как правило, предупреждение должно поступить за три рабочих дня. Но в данном случае все условия увольнения прописаны в срочном договоре, и дополнительное предупреждение о сроке его окончания не понадобится.
Вопрос 3. Какой размер доплаты устанавливается работнику за временное замещение коллеги, который получил листок нетрудоспособности?
Ответ. Размер доплаты фиксируется в колдоговоре или ином внутреннем документе. Он может быть любой, поскольку в законодательстве нет статей, позволяющих точно определиться с суммами.
Вопрос 4. Замещение на время болезни непосредственно сотрудника фирмы ограничивается каким-то временным отрезком или нет? Есть ли максимальный срок?
Ответ. ТК не устанавливает максимальную продолжительность ни срока замещения, ни совмещения. Руководитель по согласованию с сотрудником вправе установить тот период, на протяжении которого заболевший работник официально отсутствует на своем рабочем месте.
Оформление замещения на время больничного – процесс необходимый и несложный. Но прежде чем приступать к бюрократическим процедурам, следует подумать над тем, нельзя ли обойтись без замены, если работник отсутствует всего несколько дней?
Длительное заболевание или уход в отпуск по беременности и родам, как правило, сопровождается оформлением на временную работу еще одного сотрудника.
Доплата за временное замещение отсутствующего работника
Как установить доплату за совмещение профессий или должностей — доплату за временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника? Надо ли указывать конкретно размер и основание доплаты?
Вопрос: Был издан приказ, ссылаясь на статью 60.2 Трудового кодекса о возложении обязанностей сотрудника, находящегося в отпуске, без освобождения от основной работы.
Исходя из вашего предыдущего ответа, выходит, что это не совмещение должностей, соответственно и статья должна быть другой, а не 60.2 ТК.
Верны ли мои выводы? Если да, то какую статью лучше применить? Будет ли нарушением, когда в приказе для доплаты сотруднику записали следующую формулировку: «установить доплату за временное замещение согласно штатному расписанию по должности начальника отдела»? Понятно, что надо выплатить зарплату по основной работе и доплату в размере оклада начальника отдела. Но будет ли это поводом для претензий со стороны проверяющих и контролирующих органов, в части, что не указываются конкретно размер и основание доплаты?
Ответ: Вынуждены с Вами не согласиться.
В данном случае также применяется ст. 60.2 ТК РФ «Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы.
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором».
В связи с этим временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника другим штатным сотрудником (временное замещение) оформите в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ.
К сожалению, действующее законодательство не определяет конкретный порядок – как прописать условие о выплате сотруднику доплаты за замещение отсутствующего сотрудника. Сказано лишь, что размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора (ст. 151 ТК РФ).
С учетом того, что в ТК РФ говорится именно о размере доплаты мы советуем в дополнительном соглашении к трудовом договору и приказе указать конкретный размер и основания доплаты. Так Вы наверняка избежите вопросов со стороны проверяющих органов.
Кроме того, порядок выплаты доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего работника установите в коллективном договоре или другом локальном документе (ст. 149 и 8 ТК РФ).
- Обоснование
- Как установить доплату за совмещение профессий или должностей (доплату за временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника)
- Установление доплаты
За совмещение профессий (должностей) установите доплаты к зарплате сотрудника в коллективном договоре или другом локальном документе (ст. 149 и 8 ТК РФ). Размер этих доплат может быть любым (ст. 151 ТК РФ). О том, какие еще документы составляются при совмещении профессий (должностей), см. Как оформить совмещение профессий (должностей).
Доплаты к заработку сотрудника, привлеченного ко временному замещению, нужно установить, если на период временного замещения он не освобождается от своей основной работы (ст. 151 ТК РФ). Доплаты установите в коллективном договоре или другом локальном документе (ст. 149 и 8 ТК РФ).
Оформляется временное замещение аналогично совмещению профессий (должностей) (ст. 60.2 ТК РФ).
Выполнение и оплата временного перевода
Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).
Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.
На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».
После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.
В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.
Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.
По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.
В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.
Инициатива замещения может исходить как от сотрудника, так и от работодателя. От этого зависит процесс документального оформления. Если предложение поступило от руководства предприятия, работнику достаточно будет расписаться в приказе о замещении. В отдельных случаях в организации всё-таки требует написать отдельный документ о согласии. В случае инициативы со стороны работника пишется соответствующее заявление на имя директора с просьбой позволить занять должность на время отсутствия основного работника.
Смена должности – это существенное изменение условий трудового договора, вследствие чего перевод может быть осуществлён исключительно по согласованию обеих сторон соглашения. Принудить работника нельзя, это будет расценено как нарушение закона.
Кто пишет и исполняет приказ
По общему правилу любой распорядительный документ пишется и издаётся от имени руководителя организации, однако его составлением занимается, как правило, другой человек. Директор в устной форме поручает эту задачу одному из своих подчинённых, обладающему общими навыками работы с официальными бумагами. На практике задание доверяют сотруднику кадровой службы или секретарю.
Под исполнением принято понимать воплощение положений документа в жизнь. Любые изменения в трудовых соглашениях всегда проходят через отдел кадров. Следовательно, кадровику придётся вносить изменения в текущую документацию фирмы, составлять и подписывать с заместителем дополнительное соглашение к трудовому договору. Именно работник кадровой службы и будет исполнять приказ.
Как возложить обязанности временно отсутствующего работника по ТК РФ?
Начальство может использовать любой удобный способ замены отпускников.
Важно! Имеется несколько вариантов замещения сотрудника, и каждый обладает своими особенностями. Работодатель может выбрать любой удобный для компании метод.
Способы замещения отсутствующего сотрудника на время ежегодного отпуска:
- Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой.
- Совместительство. Человек будет тратить своё свободное время на задачи отдыхающего сотрудника. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
- Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
- Приём временного работника. Заключается срочный договор на срок отпуска гражданина. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника привлекается посторонний человек.
Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.
Чем отличается исполнение обязанностей от совмещения должностей
ТК РФ, замещающему работнику выплачивается разница между его фактическим окладом (должностным, персональным) и должностным окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Однако в настоящее время следует руководствоваться ст.
151 ТК РФ, которая устанавливает, что размеры доплат за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливаются по соглашению сторон трудового договора. Кроме того, ранее в соответствии с подп. «а» п.
1 вышеуказанного Разъяснения замещающему работнику выплачивалась разница между его фактическим окладом и должностным окладом замещаемого работника в том случае, если замещающий работник не является штатным заместителем или помощником отсутствующего работника.
Однако, Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 11 марта 2003 г.
Внимание
На практике это означает дополнительную нагрузку на определённого сотрудника, причём новые действия, которые придётся выполнять человеку, совмещающему два занятия, могут не совпадать с действиями, изначально прописанными в трудовом договоре.
То есть человек как бы устраивается ещё на одну вакансию в своей фирме — и, конечно же, получает за это неплохое вознаграждение.
При этом он не подписывает ещё один трудовой договор и выполняет новые обязанности на протяжении рабочего дня — в свободное время от основной нагрузки.
Рассуждая о работе сразу по двум направлениям, следует различать термины «совмещение профессий» и «совмещение должностей».
Чем отличается замещение от совмещения? – Предприятие Инфо
Об этом сказано в статьях 151 и 60.2 Трудового кодекса РФ. Ограничение по должностям при совмещении Совмещать одноименные должности (профессии) сотрудник не может. Совмещение означает дополнительную работу по другой профессии или должности.
Этим совмещение профессий (должностей) отличается от временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника. При временном исполнении обязанностей сотрудник может исполнять обязанности как по одноименным, так и по разным должностям (профессиям). Это следует из положений части 2 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.
Кроме того, ограничения на совмещение должностей предусмотрены в отношении руководителя организации. А именно:
- руководитель не должен входить в состав органов, осуществляющих функции контроля и надзора в данной организации. То есть он не может совмещать обязанности ревизора, аудитора и т.
Министерство экономического развития Российской Федерации
Порядок рассмотрения кандидатов на вакантные должности
Для рассмотрения резюме кандидата на должности государственной гражданской службы при назначении на которые не требуется проведение конкурса, необходимо отправить резюме с указанием вакансии (департамент, отдел, должность) на которую претендует кандидат в адрес электронной почты
Порядок прохождения конкурса на замещение вакантных должностей и на включение в кадровый резерв
В конкурсе могут принять участие лица, имеющие:
- российское гражданство;
- высшее профессиональное образование;
- стаж государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стаж работы по специальности в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе Российской Федерации.
Для участия в конкурсе претенденты в течение 21 дня со дня публикации данного объявления предоставляют следующие документы:
- личное заявление;
- собственноручно заполненную и подписанную анкету;
- копию паспорта или заменяющего его документа (соответствующий документ предъявляется лично по прибытии на конкурс);
- копию трудовой книжки или иного документа, подтверждающего трудовую деятельность (за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые) или иные документы, подтверждающие трудовую (служебную) деятельность гражданина;
- копии документов о высшем профессиональном образовании, а также по желанию гражданина – о дополнительном профессиональном образовании, о присвоении ученой степени, ученого звания, заверенные нотариально или кадровыми службами по месту работы (службы);
- справку об отсутствии у гражданина заболеваний, препятствующих поступлению на гражданскую службу или её прохождению (форма 001-ГС/у);
- две фотографии размером 3х4, цветные, матовые, «в овале».
* Гражданский служащий, изъявивший желание участвовать в конкурсе в государственном органе, в котором он замещает должность гражданской службы, подает заявление на имя представителя нанимателя.
* Гражданский служащий, изъявивший желание участвовать в конкурсе в ином государственном органе, представляет в этот государственный орган заявление на имя представителя нанимателя и собственноручно заполненную, подписанную и заверенную кадровой службой государственного органа, в котором гражданский служащий замещает должность гражданской службы, анкету с приложением фотографии.
Гражданин (гражданский служащий) не допускается к участию в конкурсе в связи с его несоответствием квалификационным требованиям к вакантной должности гражданской службы, а также в связи с ограничениями, установленными законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе для поступления на гражданскую службу и ее прохождения.