Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Профессия Координатор проектов: в чем суть его занятий, как им стать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кроме тех обязанностей, которые были перечислены выше, координатор должен нести ответственность за расположение макетов на флэтплане, а также следить за тем, чтобы сайт компании своевременно наполнялся контентом. Также он координирует работу коммерческой службы. В его обязанности входит разрешение любых спорных или проблемных вопросов, возникающих во время работы.
Другие должностные обязанности координатора
Каждый отдельный проект ведётся координатором с разработкой индивидуального плана. При этом он взаимодействует по данному направлению со всеми руководителями. Кроме того, координатор ведёт технические схема мероприятий, то есть сетку.
Данная схема выглядит как огромный документ с цветовыми ориентирами, с помощью которых все службы фирмы определяют свои задачи.
Также координатор должен знать практически наизусть все контракты, заключаемые с новыми заказчиками, так они являются главным документом. Координатор должен знать всех подрядчиков, иметь контакты всех ответственных, а также быть в курсе смет.
ВАЖНО! Со всем этим огромным потоком информации руководители справиться не в силах. Именно для этих целей им и нужен координатор. Это является абсолютно нормальным процессом любой компании.
Как организовать взаимосвязь заказчика и исполнителей
В российской практике нередко встречается мнение, что координатор проекта – это некое подобие секретаря руководителя компании, инициировавшей и финансирующей начинание. То есть это человек, не дающий нормально работать менеджерам, постоянно требующий от них отчетов и бумажек для шефа. Работа эта зачастую считается менее престижной, чем менеджерская, и не сулящей серьезных карьерных перспектив.
На самом деле служебные функции координатора предполагают, что он является связующим звеном между заказчиком и исполнителями. По сложившейся традиции, не менее 70% своего времени координатор уделяет закрепленной за ним инициативе.
С одной стороны он контролирует ход реализации инициативы и на основании этого принимает стратегические решения, с другой – оказывает всяческое содействие команде в ее работе, направленной на итоговый успех. Если кто и скажет инвестору о том, что project manager не справляется со своими обязанностями и может загубить все дело, так это именно координатор инициативы, который всегда держит руку на пульсе событий.
Исходя из стоимости, сложности и важности проекта для компании, заказчик может нанять работника для выполнения обязанностей координатора со стороны, а может возложить эту функцию на человека с высоким кредитом доверия, например, своего заместителя или помощника. Это лицо наделяется окончательными полномочиями по большинству вопросов и несет ответственность за проект наряду с менеджером.
Координатор — это тот человек, который имеет множество связей в разных сферах деятельности, что помогает без труда найти человека для выполнения той или иной задачи проекта. Как правило, у координатора уже есть своя обширная база промо-персонала, благодаря чему команда для выполнения проекта набирается в кротчайшие сроки. Этот человек способен быстро выделить все самое необходимое или собственноручно воссоздать нужную информацию. Возможно, даже создать уникальную, которой до этого даже не существовало. Он разрабатывает индивидуальный план и контактирует с каждым руководителем по имеющемуся направлению. Координатор способен моментально устранить любую возникающую во время работы проблемную ситуацию.Он осведомлен о подводных камнях организационных моментов, знаком с бумажной работой. А так же координатор полон идей и энтузиазма для воплощения ваших задумок в жизнь!
Подводя итоги, можно дать четкое определение такой должности, как координатор. Координатор — это человек, от которого зависит конечный результат проведенной промо-акции. Он ответственен за продвижение, как самого проекта, так и продукта, рекламируемого им.
Подойдёт ли это лично вам
Многие люди хотели бы попробовать себя в данной сфере. Естественно, поначалу, эта профессия кажется невероятно сложной. Но тем не менее, начав работать и постепенно входя в курс дела, её начинаешь любить. Тем более что плюсов в такой должности тоже достаточно, ведь это хорошие деньги, очень интересная, увлекательная и по-настоящему значимая работа. С другой стороны, не стоит себя обманывать и думать, что эта профессия относится к творческим. Нет, её скорее можно сравнить с точной наукой математикой. И если вы обладаете аналитическим складом ума, волевым, целеустремлённым характером, являетесь эмоционально стойкими и способны не путать корректное делегирование обязанностей с «умением командовать», то, как говорится, добро пожаловать на борт.
Лица, работающие в этой профессии, должны обладать следующими навыками:
- Коммуникативные навыки : необходимы навыки аудирования и разговорной речи. Координаторы по персоналу должны эффективно передавать информацию и уделять пристальное внимание вопросам и проблемам со стороны соискателей вакансий и сотрудников.
- Навыки принятия решений : координаторы по персоналу используют навыки принятия решений при проверке квалификации кандидатов или при работе над разрешением споров.
- Ориентация на детали : Координаторы должны быть внимательны к деталям при оценке квалификации кандидатов, проверке биографических данных, ведении учета жалоб сотрудников и обеспечении соответствия рабочего места трудовым стандартам.
- Навыки межличностного общения : координаторы постоянно взаимодействуют с новыми людьми и должны уметь общаться и общаться с людьми из разных слоев общества.
Что касается квалификаций мягких навыков , HR-координатор является отзывчивым, этичным, конфиденциальным, критически оценивающим, ориентированным на ценности , осведомленным о своих обязанностях в сфере управления персоналом, организованным и заботящимся о потребностях клиентов.
Координатор — это тот человек, который имеет множество связей в разных сферах деятельности, что помогает без труда найти человека для выполнения той или иной задачи проекта. Как правило, у координатора уже есть своя обширная база промо-персонала, благодаря чему команда для выполнения проекта набирается в кротчайшие сроки. Этот человек способен быстро выделить все самое необходимое или собственноручно воссоздать нужную информацию. Возможно, даже создать уникальную, которой до этого даже не существовало. Он разрабатывает индивидуальный план и контактирует с каждым руководителем по имеющемуся направлению. Координатор способен моментально устранить любую возникающую во время работы проблемную ситуацию.Он осведомлен о подводных камнях организационных моментов, знаком с бумажной работой. А так же координатор полон идей и энтузиазма для воплощения ваших задумок в жизнь!
Подводя итоги, можно дать четкое определение такой должности, как координатор. Координатор — это человек, от которого зависит конечный результат проведенной промо-акции. Он ответственен за продвижение, как самого проекта, так и продукта, рекламируемого им.
Что должен знать координатор?
Координаторы – это сотрудники компании, которые должны быть в курсе всего происходящего, поскольку от их осведомлённости и правильности принятия решений зависит как успешность отдельно взятого проекта, так и прибыльность организации в целом.
Профессиональный координатор проекта – это залог успеха любого начинания. Он должен в совершенстве владеть следующей информацией:
1) названия и основные характеристики реализуемой продукции;
2) полный товарный ассортимент;
3) процесс и основные правила хранения и продажи продукции;
4) совокупность разнообразных технических и офисных программ, которые непрерывно связаны с рабочим процессом.
Координатор — кто он? Почему он так важен?
- подбор персонала (промоутеров, супервайзеров) для выполнения проектных задач и его мотивация к плодотворной работе;
- обучение набранной команды, посредством тренинга (где промоутерам объясняют цели и задачи проведения предстоящей промо-акции, сообщают график и место работы);
- организация кастингов, на которых клиент, после того как персонал презентовал промо-речь, выбирает лучших для работы на проекте;
- составление графика работы персонала;
- бронирование места для проведения промо-акции, если акция проводится в торговой точке;
- организация беспроблемного прохода промо-персонала на место работы;
- прием рекламного инвентаря (форма, стойки и др.) на склад агентства;
- контроль расхода рекламного материала и сдача остатков по окончанию проекта;
- использование и контроль расходов в пределах выделенного бюджета;
- наблюдение за сроками выполнения сотрудниками важных поручений и ежедневно поставленных перед ними задач;
- составление отчетности (письменный отчет, фото-отчет) по итогам проделанной работы.
Основной обязанностью координатора является работа с заказом на всех его этапах.
Координатор — это тот человек, который имеет множество связей в разных сферах деятельности, что помогает без труда найти человека для выполнения той или иной задачи проекта. Как правило, у координатора уже есть своя обширная база промо-персонала, благодаря чему команда для выполнения проекта набирается в кротчайшие сроки. Этот человек способен быстро выделить все самое необходимое или собственноручно воссоздать нужную информацию. Возможно, даже создать уникальную, которой до этого даже не существовало. Он разрабатывает индивидуальный план и контактирует с каждым руководителем по имеющемуся направлению. Координатор способен моментально устранить любую возникающую во время работы проблемную ситуацию.Он осведомлен о подводных камнях организационных моментов, знаком с бумажной работой. А так же координатор полон идей и энтузиазма для воплощения ваших задумок в жизнь!
Подводя итоги, можно дать четкое определение такой должности, как координатор. Координатор — это человек, от которого зависит конечный результат проведенной промо-акции. Он ответственен за продвижение, как самого проекта, так и продукта, рекламируемого им.
Координаторы — это кто? Какие функции выполняет координатор
Большое количество людей выражают желание попробовать себя в роли координатора. Понятно, что сначала эта профессия кажется очень сложной. Однако, начав работу и постепенно втягиваясь в курс дела, начинаешь хорошо во всем разбираться и любить свою работу.
К тому же, эта профессия имеет много плюсов, таких как хорошая заработная плата, а также то, что сама работа является очень увлекательной, интересной и значимой. Однако, не стоит думать, что эта профессия творческая. Как раз наоборот, она скорее больше похожа на точную математическую науку.
Вы справитесь с такой работой, если у вас аналитический склад ума, целеустремлённый, волевой характер, вы эмоционально устойчивы. Также вы должны различать способность командовать с корректным перекладыванием обязанностей. Если все эти качества у вас присутствуют, то вам стоит попробовать себя в провести координатора.
В компании «Эйвон» должность координатора является логическим продолжением карьерного роста. Из простого представителя компании, с которой соискатель заключал «договор постоянного покупателя», далее он переходит в должность координатора. Считается, что такой человек уже вышел на взлётную полосу построения собственного бизнеса, набирает и свою команду, координирует её успешное развитие, вплоть до мирового масштаба. В этом его ничто не может ограничить, разве что собственные убеждения.
Многие люди хотели бы попробовать себя в данной сфере. Естественно, поначалу, эта профессия кажется невероятно сложной. Но тем не менее, начав работать и постепенно входя в курс дела, её начинаешь любить. Тем более что плюсов в такой должности тоже достаточно, ведь это хорошие деньги, очень интересная, увлекательная и по-настоящему значимая работа. С другой стороны, не стоит себя обманывать и думать, что эта профессия относится к творческим. Нет, её скорее можно сравнить с точной наукой математикой. И если вы обладаете аналитическим складом ума, волевым, целеустремлённым характером, являетесь эмоционально стойкими и способны не путать корректное делегирование обязанностей с «умением командовать», то, как говорится, добро пожаловать на борт.
- Построение отдела продаж. Функции и структура отдела продаж. Координатор отдела продаж
- Личный помощник руководителя: обязанности и требования
- PR-менеджер: обязанности и должностная инструкция
- В чем заключается работа супервайзера?
- Обязанности офис-менеджера. Функциональные и должностные обязанности офис-менеджера и секретаря
- Как открыть свой хостинг. Бизнес-план хостинговой компании: стоимость оборудования и необходимые документы
- Чем занимается управляющий отелей: обязанности администратора гостиницы
Координаторы – это сотрудники компании, должны которые быть в курсе всего происходящего, осведомлённости от их поскольку и правильности принятия решений зависит успешность как отдельно взятого проекта, так и организации прибыльность в целом.
Административные обязанности координатора
Координатор проекта – это управленец. Как следует, он обладает рядом административных обязательств. К основной административной работе можно отнести:
1) Работа по подбору соответственного персонала, команды проекта, также его мотивация к удачной работе.
2) Бюджетирование проекта, разработка и контроль расходов.
3) Стратегическое и тактическое планирование (сроком на деньки, месяцы, годы).
4) Составление отчётности по фактам выполненной работы и результатам деятельности.
5) Документирование деятельности проектной команды. Так, к главным документам, которые регламентируют деятельность координатора, принадлежат:
а) наружняя документация (нормативно-правовые акты, эталоны проектной деятельности);
б) внутренняя документация (Положения компании, её Утомившись, Правила трудового распорядка, Должностная аннотация и т. д.)
Особенности составления ДИ
Приведенный выше образец инструкции подойдёт для руководителей проекта в любой сфере.
Должностная инструкция может корректироваться с учётом специфики сферы деятельности конкретной организации. По желанию работодателя в неё могут быть добавлены или исключены некоторые пункты.
В бланке должностной инструкции обязательно указываются:
- персональные данные работника;
- название организации;
- образование и название ВУЗа;
- опыт работы;
- персональные данные и должность лиц, замещающих руководителя проекта на время его отсутствия;
- название проекта, за который отвечает руководитель.
Необходимо определиться с целями и задачами проекта. От этого зависит специфика составления должностной инструкции.
Координатор — это тот человек, который имеет множество связей в разных сферах деятельности, что помогает без труда найти человека для выполнения той или иной задачи проекта. Как правило, у координатора уже есть своя обширная база промо-персонала, благодаря чему команда для выполнения проекта набирается в кротчайшие сроки. Этот человек способен быстро выделить все самое необходимое или собственноручно воссоздать нужную информацию. Возможно, даже создать уникальную, которой до этого даже не существовало. Он разрабатывает индивидуальный план и контактирует с каждым руководителем по имеющемуся направлению. Координатор способен моментально устранить любую возникающую во время работы проблемную ситуацию.Он осведомлен о подводных камнях организационных моментов, знаком с бумажной работой. А так же координатор полон идей и энтузиазма для воплощения ваших задумок в жизнь!
Для того, чтобы управлять людьми, нужно не только знать, как это делать, но и уметь это, то есть иметь навык. О навыках делегирования, постановки задач и контроля пишут много и часто, а вот кординацию незаслуженно обходят стороной. А ведь именно то, как обеспечить успешную и эффективную работу множества людей сразу — и есть одна из самых сложных и важных проблем для любого руководителя.
Среди великого множества полезных для руководителя навыков есть ровно шесть необходимых для координации работы подчиненных. Каждый из них тесно связан с одним из шести основных механизмов координации (по Минцбергу):
1. Прямое управление: диспетчеризация
Если вам необходимо в режиме on-line управлять работой нескольких людей, это означает как минимум то, что вам придется держать в кратковременной памяти множество объектов: чем сейчас занимается конкретный сотрудник, когда он должен завершить эту работу, куда нужно передать результат его труда, какими материалами нужно его обеспечить, как и где это зафиксировать и так далее, умноженное на количество сотрудников.
Количество этих объектов в несколько раз превышает психологически комфортный предел в 9±2, соответственно руководителю, который активно использует именно этот механизм координации, нужно иметь просто выдающуюся память. Но на этом все не заканчивается. Просто помнить — мало, нужно все это увязывать друг с другом. При этом ситуация постоянно меняется и какие-то задания становятся неактуальными, их надо приостановить, отдать сотруднику другое указание, а потом не забыть вернуться к тому, которое не было завершено.
Хорошо тем, кто от природы наделен хорошей памятью и может себе четко представить, как и что должны делать сотрудники в ситуации прямого управления хотя бы в течение одного рабочего дня. Всем остальным придется компенсировать нехватку врожденных талантов простой хитростью: визуализируйте. Заведите себе белую доску с маркерами, флип-чарт или просто большой лист бумаги и прямо на нем делайте пометки карандашом. Скорее всего, своя собственная система будет рождаться методом проб и ошибок, не с первого раза, но результат будет. А через какое-то время, когда на бумаге все окончательно сложится, вы сможете от нее отказаться — система будет у вас в голове, вы просто начнете думать по-другому о своем объекте управления.
2. Стандарт процесса: систематизация
Искусство стандартизации это искусство создавать инструкции, которые были бы одновременно исчерпывающими (содержали бы все необходимое) лаконичными (ничего лишнего) и, главное, понятными. Если вы редко пишете и еще не набили руку, не ждите, что у вас сразу получится шедевр. Так не бывает. Не важно, что вы собираетесь писать — регламент, инструкцию, положение — приготовьтесь к длительной и сложной работе. Мастерство прийдет со временем, но это будет не сегодня и не завтра.
Начните с полноты описания процесса. Нарисуйте блок-схему — для себя — и посмотрите, все ли необходимые действия на ней есть. Подумайте о том, что нужно для того, чтобы процесс начался и о том, что небходимо сделать сотрудникам по его завершению. Добавьте действия на случай, если произошел какой-либо серьезный сбой (аварийный регламент). После того, как нарисуете, опишите это словами, по пунктам.
В процессе текстового описания выяснится, что что-то было забыто, а что-то — явно лишнее. Теперь мы воспринимаем процесс немного под другим углом и это помогает нам лучше его зафиксировать. Допишите до конца и перечитайте. Что-то в документе будет описано излишне подробно, что-то может повторяться, кое-где могут встречаться слова-паразиты — подчистите эти огрехи и снова прочитайте документ. На этот раз вам нужно будет представить себе, что вы — олигофрен в стадии дебильности. Придирайтесь к каждому слову, пытайтесь истолковать каждое указание неправильно. Если у вас это получается, правьте до тех пор, пока текст не станет абсолютно понятным. Уберите сложные термины, где это только возможно. Избавьтесь от длинных сложносочиненных предложений, замените их короткими фразами. Проверьте все местоимения (он, это, после этого) и убедитесь, что их нельзя отнести к чему-нибудь другому, а не к тому, что имели ввиду вы.
Закончили? Теперь прочтите документ еще 3 раза: снова проверьте полноту, лаконичность, понятность. Можете дать почитать еще кому-нибудь свежим взглядом. Внесите появившиеся замечания. Проверьте на наличие орфографических ошибок.
Теперь проверьте на людях: возьмите наименее способного из сотрудников и попросите прочесть и пересказать документ. Если не может пересказать, значит, либо не понимает, либо документ слишком длинный — снова придется дорабатывать.
Если вам не хочется ждать момента, когда после десятого или двадцатого регламента у вас откроется второе дыхание и вы начнете писать легко и непринужденно, не расстраивайтесь. Поднимите папку с отчетами — все равно какими — и найдите в своей организации того, кто умеет их писать лучше других. Вызывайте его и сообщайте ему радостную (для вас) весть, что теперь именно он будет помогать вам готовить регламенты.
3. Взаимное согласование: управление групповой динамикой
Для того, чтобы сотрудники могли самостоятельно делить на части фронт работ, они должны быть командой. Команда отличается от группы наличием общих ценностей и интересов, а так же способностью членов команды много прощать друг другу. У руководителя в связи с этим появляется сразу несколько последовательных задач: создать команду, не выпасть самому из нее, не дать развалиться команде.
Начать нужно с того, чтобы обеспечить команде возможность неформального общения, дать ей для этого место и время. Очень желательно, чтобы это место и время были привлекательными. Объясню на примере: встретиться в воскресенье в офисе для совместного обсуждения нового проекта — плохое место и плохое время, потому что в это время сотрудникам гораздо больше хочется находиться в другом месте — дома, с семьей. А вот выехать / выйти совместно на обед в ближайшее кафе — хорошо, потому что альтернатива — сидеть на работе или давиться бутербродом в одиночестве. Пускай на это уйдет в два раза больше времени — оно того стоит.
Вторая часть — индивидуальное общение. Вы должны каждый день замечать, что меняется в людях (в их внешности и поведении) и спрашивать себя: почему это происходит? Если причины неясны — разговаривайте. Спрашивайте, заходите с разных сторон, пытайтесь понять, а поняв — помочь. Сначала это будет встречать сопротивление, потом все привыкнут, некоторым даже начнет нравиться. Самое главное — полученная информация не должна идти дальше и вы всегда будете в курсе того, что происходит с вашей командой.
А как же командообразование? — спросите вы. А оно и без вас прекрасно обойдется. Командообразование идет непрерывно, это совершенно обычный социальный процесс и не нужно ему мешать. В особо острых ситуациях можно немного подправить: убрать «не того» человека, погасить непродуктивных конфликт, поддержать упавшего духом. Если хочется процесс ускорить, лучше обратиться к профессионалам. За вас они команду не создадут, но процесс пойдет гораздо быстрее.