Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Риски при неправильном составлении путевого листа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если основной вид деятельности компании не связан с транспортом, то вместо диспетчера заполнять листы праве разные работники. В компании самостоятельно решают, кто имеет право подписи путевых записок СДО для контроля транспортных средств — это бухгалтер, менеджер, сотрудник отдела кадров, начальник транспортного отдела и т. д.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
- Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
- Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
- Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
- Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
- ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
- Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Назначаем ответственного
Компании, использующие транспортные средства для осуществления перевозок имущества и людей, должны оформлять путевые листы. Для этих целей в организации назначают ответственного работника, который и занимается заполнением путевых листов. Кто подписывает путевой лист на обратной стороне? Именно этот сотрудник, ответственный за оформление данного типа документов.
В транспортных организациях этот может быть диспетчер. В небольших фирмах, где такой штатной единицы в штатном расписании нет, обязанности по заполнению путевых листов могут быть возложены на менеджера, бухгалтера или любого другого работника. Кто подписывает путевой лист водителю? Сотрудник компании, для кого эта функция является рабочими обязанностями.
Оформлять путевой лист нужно на каждый рейс или смену транспортного средства, которое перевозит пассажиров или грузы, для собственных нужд или в ходе ведения предпринимательской деятельности (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, определение Верховного суда от 01.09.2014 № 302-КГ14-529).
Что с другими реквизитами
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 г. можно условно поделить на две категории. Подробности — в таблице.
Две категории обязательных реквизитов путевого листа
| Сведения для допуска ТС к эксплуатации | Сведения для принятия документа к учету |
|
|
Судебная практика по командировкам на личном транспорте
Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.
Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.
***
Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».
Как оформляется выезд в командировку?
С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:
Подпишитесь на рассылку
- служебное задание;
- командировочное удостоверение;
- отчет о командировке.
Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.
Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.
Бланк формы Т-9 можно скачать по ссылке ниже.
В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию (ст.9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 №402-ФЗ):
- наименование организации;
- дату составления и номер распорядительного документа;
- данные сотрудника, наименование его должности;
- данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
- длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
- цель командировки;
- подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
- сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.
Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.
Особенности заполнения
Помимо реквизитов, изменились и правила заполнения путевых листов в 2022 году: теперь при их оформлении, ведении и учете важно учесть следующие моменты:
- с 1 января стал обязательным путевой лист для ИП, вне зависимости от того, перевозит он людей (грузы) или нет; ранее путевки требовались только для коммерческих перевозок;
- показания одометра придется фиксировать как при выезде, так и при заезде на парковку;
- журнал учета путевок разрешили вести как в бумажном, так и в электронном виде (при наличии ЭЦП);
- если машиной пользуются несколько сотрудников документ , оформляется на каждого;
- необходимо проставлять отметку «Выпуск на линии разрешен» при контроле технического состояния ТС, указывать время выпуска ТС и его возвращения.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
В 2022 году предприниматели и организации могут сами устанавливать форму журнала для учета путевых листов. Форма закрепляется в учетной политике организации. Форма устанавливается сроком не более одного года. Журнал обычно включает в себя две части:
1 ЧАСТЬ. Лист с названием организации, кодом ОКПО. Здесь указывают срок ведения журнала.
2 ЧАСТЬ. Таблица с данными: номер путевого листа, дата выдачи ПЛ, водитель, табельный номер водителя, номер транспорта в гараже, подписи ответственных лиц.
Путевой журнал необходимо хранить в течение 5 лет. Для журнала в бумажном виде страницы нумеруются и прошнуровываются. Для электронного — подписываются ЭЦП.
- Путевой лист (ПЛ) должны заполнять все юридические лица, включая ИП, которые используют автомобиль в рабочих целях.
- Журнал учёта ПЛ можно вести в бумажном и электронном виде с 2021 года.
- Если путевые листы не ведутся или оформлены неправильно, можно получить штраф.
- Строгой формы для ПЛ нет, но есть данные, которые нужно обязательно указывать. Можно разработать свой бланк и закрепить в учётной политике компании.
- Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены.
- Можно выдать ПЛ на каждого работника, даже если все они перемещаются на одном автомобиле.
- Важно правильно рассчитывать рабочее время водителя и всегда ставить отметки в ПЛ.
- Для учёта топлива лучше руководствоваться нормами Минтранса, но необязательно.
- Путевые листы хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет.
Ответственность и штрафные санкции (ФНС, ГИБДД)
Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.
Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.
Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.
Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.
Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.
Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.
Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.
Штраф за езду без путевого листа
- Заполняется на каждый авто, что используется индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом для наземного транспорта.
- Оформляется на срок от 1 дня до месяца, но не больше.
- Если применяется посменный режим, оформлять следует отдельный бланк на каждого водителя.
- Путевочный лист должен содержать информацию об авто, номер документа.
- Штамп ИП или юридического лица обязательный.
- Указываются дата и время выезда.
- Отражается дата медицинского осмотра водителя и данные медицинского работника.
- Бланки путевых листов вносят в журнал регистрации.
- Хранятся документы 5 лет и более.
Документ для легковых авто требуется в том случае, когда осуществляется перевозка пассажиров, багажей, грузов. Эта норма распространяется и на легковое такси. В противном случае возможен штраф до 100000 рублей.
Как избежать штрафа за отсутствие медосмотра и подписи механика?
Грозит штраф за отсутствие медосмотра и подписи механика в путевом листе, как ибежать. я ИП.
Путевые листа и правила их заполнения регулируются приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.10.2008 N 12414). В соответствии с данным приказом обязательными реквизитами путевого листа являются:1) наименование и номер путевого листа;2) сведения о сроке действия путевого листа;3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;4) сведения о транспортном средстве;5) сведения о водителе.4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:1) для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;2) для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.6. Сведения о транспортном средстве включают:1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.7. Сведения о водителе включают:1) фамилию, имя, отчество водителя;2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.там же в приказе, пункт III, указано, что «даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий,за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя».Отсюда — нигде не указано, что должна быть обязательно подпись механика. И есть ли у Вас в штате механик? Но журнал учета регистрации путевых листов должен быть. Следовательно, при обжаловании постановления Вы должны предъявить путевой лист, приказ о наличии или отсутствии должности механика, который кроме своих обязанностей, также исполняет обязанности проставления/контроля одометра либо приказ о том, что уполномоченным лицом является иное лицо (например, совмещение ИП и водителя), а также журнал учета и регистрации путевых листов, в котором перечислены не только путевые листы, но и факт разрешения в данный день выезда автомобиля на линию.
В соответствии с требованиями абзаца пятого пункта 4 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 года N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны организовывать и проводить предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры водителей, предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств.
Частью 3 статьи 12.31.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях установлена административная ответственность за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств — наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц — пяти тысяч рублей; на юридических лиц — тридцати тысяч рублей. За данное административное правонарушение лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как юридические лица.
Поскольку при выезде предрейсовый осмотр технического состояния технических средств у ИП был фактически проведен, но не было подтверждающих это подписей, Вам нужно при обжаловании постановления суда предоставить вышестоящему суду иные доказательства фактического осмотра (свидетели и пр.). Иначе, если постановление вступит в силу, придется все же платить штраф 30 тыс. руб.
Типичные ошибки при заполнении путевых листов
Как правило, в каждой организации есть арендованные, взятые в лизинг или собственные транспортные средства.
Производственную направленностьзатрат служебного автомобиля подтверждает путевойлист вне зависимости от того, является ли организация автотранспортной или нет. Если документ заполнен не надлежащим образом, это может привести к спорам с налоговыми органами и значительным доначислениям. Сразустоит оговорить, что путевой лист оформляет не один бухгалтер.
Ответственным за путевой лист должен быть и водитель. Также его заполняют: механик и диспетчер-нарядчик. Самое трудное для бухгалтера — добиться от всех ответственных лиц правильного заполнения путевого листа.
Чтобы избежать возможных ошибок, которые впоследствии могут вызвать претензии со стороны налоговых органов, рассмотрим самые распространенные из них.
Обращаем внимание, что наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов не допускается.
Путевые листы: правила заполнения в 2022 году
1. Название – путевой лист.
2. Номер.
3. Срок действия.
4. Сведения о собственнике транспортного средства:
– для организаций: наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
– для предпринимателей: Ф. И. О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
5. Тип и модель машины.
6. Государственный регистрационный знак машины.
7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
9. Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
10. Ф. И. О. водителя.
11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.
12. Штамп, подпись и Ф. И. О. медицинского работника, который проводит медосмотр.
13. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем.
14. Подпись и Ф. И. О. контролера технического состояния машины.
Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.
Посмотреть пример приказа
Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании (ст. 188 ТК РФ).
Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.
В соглашении пропишите:
- название, дату, номер
- название компании и ФИО сотрудника
- номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
- характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
- порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы)
- сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
- дату вступления соглашения в силу
- название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника