Первичная документация по учету кадров и заработной плате

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичная документация по учету кадров и заработной плате». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Зарплата начисляется работнику исходя из количества отработанного им времени. Для его учета применяют форму Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или Т-13 «Табель учета рабочего времени». Они утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Законодательство обязывает работодателя вместе с заработной платой выдавать сотрудникам расчетные листки, где четко прописать, из чего складывается полученная работником на руки сумма. Зарплату получают не реже чем два раза в месяц, однако выдавать расчетный листок разумнее один раз, при выплате заработной платы за месяц, а не при выплате заработной платы за первую половину текущего месяца, так как во втором случае расчет, указанный в листке, может быть неполным и не отражать достоверно происхождение выплаченной суммы.

Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.

Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.

Когда выдавать расчетный листок

Не знаете, когда выдается расчетный листок по заработной плате? Он предоставляется сотруднику независимо от варианта выплаты зарплаты: по факту начисления и перечисления заработной платы на карту работника или в момент получения ежемесячного денежного вознаграждения сотрудником на руки. Расчетки получают как основные работники, так и служащие, работающие по договорам гражданско-правового характера, которым работодатель также выплачивает зарплату.

Документ выдается только в момент окончательного расчета, форму не нужно предоставлять в день авансирования в организации или при перечислении отпускных. При непосредственной передаче расчетки бухгалтер должен соблюдать принцип конфиденциальности.

Факт получения расчетного листка работником можно подтвердить следующими способами:

• разработать отрывную часть документа, в которой сотрудник будет подписываться под формой, удостоверяя тем самым факт получения;
• вести журнал учета выдачи и получения расчетных листов по зарплате.

Фиксируем факт выдачи справки

Все случаи выдачи справок должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам. Его форма на законодательном уровне не утверждена, поэтому должна быть разработана и утверждена непосредственно в учреждении. Набор реквизитов в ней отражается примерно следующий:

• дата выдачи справки;

• описание сведений, указанных в справке (справка о заработной плате, справка о стаже работы и т. п.);

• наименование органа, в который будет представлена справка;

• Ф. И. О. и подпись работника, получившего справку.

Стоит отметить, что за справками могут обращаться как сотрудники, работающие в учреждении в данный момент, так и бывшие сотрудники. Правила и сроки предоставления справок для тех и других одинаковы.

* * *

Одной из обязанностей работников кадровой службы является выдача сотрудникам по их заявлениям всевозможных справок. Поскольку причины, побудившие сотрудника обратиться к работодателю с данным требованием, бывают самыми разными, целесообразно рекомендовать сотрудникам указывать в заявлении с просьбой о выдаче справки, какие именно сведения им нужны (для упрощения работы и предупреждения возникновения вопросов целесообразно подготовить образцы типовых заявлений на выдачу справок).

Отметим, что с выдачей справок затягивать не стоит. Трудовым законодательством предусмотрено два срока предоставления справок:

• в день увольнения;

• либо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.

Нормативная база по первичным документам

Для отражения любой хозяйственной операции в бухгалтерском учете необходимо иметь верно оформленный первичный документ, о чем говорит п. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Далее читаем в п. 4 ст. 9 указанного закона, что формы первичных документов должны быть разработаны и утверждены организацией. Таким образом, использование унифицированных форм первичных документов является необязательным, за исключением некоторых случаев. Обязательным условием является лишь наличие определенных реквизитов в документе. С другой стороны, и запрета на использование унифицированных форм документов нет, поэтому руководитель организации должен самостоятельно определить, какими формами первичных документов надо пользоваться:

• унифицированными формами;
• самостоятельно разработанными формами с наличием обязательных реквизитов;
• комбинацией первых двух вариантов.

Принятое решение необходимо закрепить в учетной политике и приложить к ней формы первичных документов, используемых организацией.

Лицевые счета работников

На каждого работника организации бухгалтеру необходимо вести лицевой счет по форме Т-54, в котором отражены личные данные сотрудника: Ф. И. О., ИНН, СНИЛС, семейное положение. Также там содержатся данные о работе на данном предприятии: дата поступления, переводы, увольнения, изменения в оплате труда, отпуска и так далее.

Ежемесячно бухгалтер вносит в лицевой счет данные о количестве отработанного сотрудником времени, о начисленных ему суммах по всем видам выплат, обо всех удержаниях из заработной платы, данные о больничных листах.

В последних столбцах содержатся сведения о конечной сумме к выплате за каждый месяц, а также о задолженности перед работодателем или наоборот, перед работником.С образцом лицевого счета сотрудника можно ознакомиться по ссылке.

Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить

В постановлении № 1 указано, что “на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются”. Про возможность не составлять платежную ведомость при выплате заработной платы отдельному сотруднику по расходному ордеру не сказано. Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника.
III) Лицевой счет за календарный год (по каждому работнику) — формы № Т-54 или Т-54а (в последнем случае должны быть распечатаны и вклеены в форму расчетный листки за каждый месяц). IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику — форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

Индивидуальная ведомость учета выполненных работ Применяется для учета выработки и начисления заработной платы отдельно по каждому рабочему. Оформляется за любой удобный (принятый в компании) период. Индивидуальная ведомость позволяет учитывать объем выполненных работ по видам продукции.
В свою очередь, каждой продукции соответствует своя рецептура, технологический процесс, сдельные расценки. В ведомости указывается объем выполненной работы (графы 4–11) по датам (графа 2). Так, 02.05.2017 цех изготавливал котлеты мясные «Охотничьи», котлеты мясные «Славянские» и зразы рубленые с грибами.

Объем приготовленного фарша указан в графах 4, 5, 10. Объемы работ за каждый день просуммированы в графе «Итого». Всего за 02.05.2017 объем работы — 300 кг. Сумма заработной платы (строка «Сумма, руб.») получена умножением данных графы «Итого» на данные графы «Расценка».

Документы по учету заработной платы в мясоперерабатывающем цехе

По факту бригада выполнила объем за 73 ч. Экономия — 35,75 ч. Рассчитаем процент выполнения норм: 108,75 / 73 × 100 = 148,97 % — достаточно высокий. Это может говорить о качественной организации труда в бригаде, малых потерях подготовительно-заключительного времени при переходе с одной продукции на другую. Но экономисту следует обратить внимание на то, что при изготовлении трех видов продукции — зразы с сыром, люля-кебаб мясной экзотический, котлеты мясные «Татарские» — всегда высокий процент выполнения норм. Значит, необходимо:

• пересмотреть нормы;
• пронормировать работы заново;
• выяснить, не было ли изменений в технологии после утверждения карт сдельных расценок;
• принять другие меры с учетом специфики производства для урегулирования норм выработки.

В целом за месяц процент перевыполнения норм составил 115,33 %.
Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется. 4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53. 5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). 6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Передайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice и получите услуги профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, но высокий уровень автоматизации позволяет нашей компании исключить человеческий фактор, так часто оборачивающийся досадными ошибками.

Кроме того, мы берем на себя полную финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Для чего нужна справка

Удостоверить заработную плату на бумаге гражданину может понадобиться во многих случаях. Основные:

1. В составе пакета документов на открытие визы при обращении в консульства. Зачастую образец справки делается в свободной форме с учетом требования консульства. Указываются значения зарплаты за последние три-шесть месяцев с учетом налогов и без них. В самой форме также прописывается должность заявителя визы и дата, с которой он официально трудоустроен в компании.
2. Для кредитования в банках и других финансовых компаниях. Справка о заработной плате – один из обязательных документов, который доказывает платежеспособность и финансовую стабильность заемщика. Может требоваться в трех формах: стандартной 2-НДФЛ для частных лиц (для ИП образцом справки по заработной плате будет 3-НДФЛ), по банковскому образцу (такой, к примеру, есть в Сбербанке) и по образцу компании-нанимателя (запрашивается реже всего).
3. Для обращения в Центр занятости (ЦЗН). Документ делается по рекомендательному бланку Минтруда, однако разрешаются и другие шаблоны с исполнением требований законодательства. Поэтому зачастую используется справка на фирменном бланке работодателя (все документы можно бесплатно скачать в интернете). Чтобы зарегистрироваться на бирже труда, справка о зарплате не обязательна. Сведения о прошлых доходах безработного понадобятся для корректного расчета денежных выплат от ЦЗН состоящему на бирже. Поэтому в интересах самого человека запросить справку о предыдущих доходах, чтобы не получать минимальное пособие.
4. Справка о фактически полученном заработке за последние два года. Бумага передается по месту требования для расчета необходимых выплат у нового нанимателя. Образец о заработной плате выдается в день увольнения у предыдущего нанимателя по унифицированной форме 182н.
5. Для рассмотрения судебных дел. К примеру, при назначении алиментных платежей. Подойдет справка от нанимателя по его форме, но с обязательным указанием реквизитов и печатей.
6. Для расчета субсидий. В зависимости от общего дохода семьи можно получить льготы на оплату коммунальных и арендных платежей. Чтобы подтвердить общий доход, нужно принести бумаги о доходах всех членов семьи.
7. Справки о зарплате с места работы для получения рассрочки на покупку товаров, оформление товарных кредитов. Используются образцы бумаг от работодателя, рассчитывается фактически полученная зарплата за последние три или шесть месяцев.

Какие документы по заработной плате необходимо распечатывать и хранить

В то же время условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ (например, акционеры имеют право доступа к документам предприятия, акциями которого они владеют), собственник или владелец таковых вправе устанавливать самостоятельно. Если организация решила передать свои документы, включая документы Архивного фонда РФ, на государственное хранение, чем ей следует руководствоваться при выборе архивного учреждения? Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук для заключения с ним (с ней) договора о хранении документов Архивного фонда РФ (равным образом она вправе заключить договор о хранении иных архивных документов).

Общие требования к оформлению первичных документов

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.

Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные. В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса. Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки. В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

На данный момент наиболее распространенным способом получения заработной платы является зачисление ее на банковскую карту сотрудника. Это может происходить как единично, так и на постоянной основе и по всем сотрудникам одновременно. Существует два варианта получения денег на карту: перевод каждому работнику отдельно или оформление зарплатного проекта в кредитной организации.

Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств.

Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты.

В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.

Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

Первичные документы по учету заработной платы

Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки».

Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками. Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Подробнее о преимуществах кадрового делопроизводства на аутсорсинге читайте здесь >>> Общие требования к оформлению первичных документов Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки. Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание.

В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные.

В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice.

Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса. Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки.

В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

Похожие записи:

• Калькулятор пени (неустойки) по договору 2022 года
• Причины и порядок увольнения в декретном отпуске. Образец заявления
• Страховые юристы и адвокаты в Москве и Московской области с гарантией результата