Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как нумеруют страницы в документах. Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении исполнительной документации приходится нумеровать листы, прошивать общий и специальные журналы, тома с исполнительной и другие документы. Бывает что при окончательной приемке Заказчик требует чтобы каждая папка имела реестр, была прошита и скреплена печатью чтобы её содержимое невозможно было частично изъять, заменить или потерять.
Как правильно прошить и пронумеровать журнал — образец
Важно защитить собранные в папке документы от изъятия или утери. Поэтому используют наклейку «Прошито и пронумеровано». На обратную поверхность листа наносят клей. Затем бумагу фиксируют таким образом, чтобы центр прямоугольника приходился прямо на узел. Часть нитей скроется под наклейкой. Концы при этом должны свободно свисать.
При работе с деловыми документами нередко приходится подшивать листы в единые журналы. Если папка организована таким образом и заверена печатью, это защищает входящие в нее бланки от замены или утери. Систематизация документов осуществляется по правилам делопроизводства. Они предписывают порядок нумерации листов и их подшивки в журнал. Для фиксации шва должна быть приклеена специальная бирка. В конце статьи можно загрузить «Прошито и пронумеровано» образцы word.
Офисным работникам по долгу службы часто приходится сталкиваться с исполнительной документацией и оформлять её по соответствующим требованиям: делать нумерацию на листах, прошивку общего и специального журналов, прочие подобные документы. Помимо того, что у каждой компании свои внутренние правила, также существуют общепринятые стандарты и законные требования. Как всё упомнить? Это невозможно!
Сегодня мы поговорим о форме и правилах оформления Прошито, пронумеровано и скреплено печатью, скачать Word образец которой Вы сможете по ссылке в конце статьи. Скачайте и сохраните себе образец данной мини-таблицы, а ещё лучше сразу напечатайте и нарежьте прямоугольников на будущее — пригодятся!
Какими нитками сшивать документы?
- Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
- Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Как сшивать документы
Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.
Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.
Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:
- Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
- ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
- Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.
Как нумеровать листы при сшивании
- Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
- Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
- Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
- Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
- Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
- Нотариально удостоверенные копии и переводы;
- Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
- Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
- Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
- Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
- Нити в самом конце выводятся сзади.
Базовые правила прошивания документации и выводы
В чем заключаются базовые правила по прошиванию бумаг?
- Вы должны нумеровать не сами страницы, а листы.
- В папке не должно быть более 250 листов.
- Если листов в папке оказалось больше, вы должны создать отдельный том.
- Нумеровать опись дела не нужно.
- Для нумерации используют арабские цифры, может быть использована литерная нумерация.
- Если в дело включают письма, необходимо вначале пронумеровать сам конверт, и лишь затем — вложенные листы.
- Если у дела есть приложение, к нему формируют отдельные тома и нумерацию.
- Использовать наклейки для прошивки необходимо с обратной стороны документов. Они служат для опечатки дел, именно на них указывают количество листов, а также ФИО ответственного за документ работника.
- Также на наклейке нужно написать “Прошнуровано, пронумеровано”, а затем поставить дату создания дел или томов.
Если учитывать все перечисленные в статье моменты, вопросов с прошиванием документов у сотрудников не возникнет. И вся необходимая документация будет всегда под рукой. Вы сможете полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка документации пригодится вам не только в текущем делопроизводстве — также без нее не обойтись и при передаче документов на архивное хранение.
Базовые правила прошивки документов
Существует несколько базовых правил прошивки документации, касающихся нумерации листов в папке. Соблюдая эти правила, можно быть уверенным в том, что папка дела оформлена верно, и вся документация строго упорядочена.
Основные правила прошивки документов:
- нумерации подлежат не страницы подшивки, а листы;
- если количество листов превышает 250, папку необходимо разбить на том с отдельной нумерацией;
- опись дела не нуждается в нумерации;
- номера необходимо проставлять арабскими цифрами в правом верхнем углу страницы, делая отступ от текста;
- в случае если в нумерации допущена ошибка, неправильный номер необходимо зачеркнуть, поставить правильный номер и сделать заверительную надпись на исправленном участке;
- в некоторых случаях (если после окончания нумерации нужно включить в дело дополнительный лист), допускается литерная нумерация;
- если возникает необходимость включить в папку лист большого формата, его нужно пронумеровать в правом верхнем углу в развернутом состоянии, свернуть до формата А4 и аккуратно сшить с остальными через левый край;
- когда в дело включают письма в конвертах, первым нумеруется конверт, а затем — вложенные листы;
- приложения к делам, оформленные как отдельные тома, нумеруют отдельно.
Научитесь прошивать документы правильно. Так с меньшей вероятностью потеряете отдельные листы. Кроме того, во время проверок сведете к нулю отказы в приеме многостраничных документов из-за того, что они оформлены неправильно.
Как правильно нумеровать разделы?
ГОСТ 7
- ГОСТ 7.32-2001
- МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
- Система стандартов по информации,
- библиотечному и издательскому делу
- ОТЧЕТ О НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЕ
- Структура и правила оформления
- Издание официальное
- МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ
- ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ
- Минск
- Предисловие
- 1 РАЗРАБОТАН Всероссийским институтом научной и технической информации Российской Академии наук, Всероссийским научно-техническим информационным центром и Межгосударственным техническим комитетом по стандартизации МТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».
- ВНЕСЕН Госстандартом России
2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (отчет Технического секретариата № 19 от 22 мая 2001 г.). За принятие проголосовали
| Наименование государства | Наименование национального органа по стандартизации |
| Азербайджанская Республика | Азгосстандарт |
| Республика Армения | Армгосстандарт |
| Республика Беларусь | Госстандарт Республики Беларусь |
| Республика Казахстан | Госстандарт Республики Казахстан |
| Кыргызская Республика | Кыргызстандарт |
| Республика Молдова | Молдовастандарт |
| Российская Федерация | Госстандарт России |
| Республика Таджикистан | Таджикстандарт |
| Туркменистан Главгосслужба | «Туркменстандартлары» |
| Республика Узбекистан | Узгосстандарт |
3 Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 4 сентября 2001 г. № 367-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.32-2001 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 2002 г.
Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации
Каким образом осуществляется нумерация – страниц или листов документов – это нормативными актами не устанавливается. Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала (книги), было указано, что пронумеровано – листы или страницы.
Нормативных документов, которые бы устанавливали в деталях порядок нумерации, прошивки и заверения журналов, нет. Единственное, что может устанавливаться нормативным документом, это то, что регистрационно-учетный журнал (книга) должен быть пронумерован, прошнурован, заверен печатью организации и подписью уполномоченного лица.
Инструкция прошивки документов от А до Я
- удаляем все лишние крепежи (скрепки, скобки);
- проверяем порядок расположения листов;
- формируем ровную стопку;
- шилом или иглой выполняем три отверстия, расположенные друг под другом: одно строго посередине листа; верхний и нижний проколы делаются в 3 см от центрального;
- документы сшиваются по левому краю в полутора сантиметрах от текста;
- берем нить для прошивки – около 70 см – и вставляем ее в иглу;
- с обратной стороны пачки в центральное отверстие вводим иглу;
- протягиваем нить (хвост должен быть достаточной длины: 10-15 см). Остаток нити не должен смещаться;
- пропускаем иглу в верхний прокол по титульной стороне;
- нить проходит по оборотной стороне, игла вводится в нижний прокол;
- с наружной стороны иглу опускаем в центральное отверстие;
- с оборота завязываем узел поближе к бумаге;
- оставляем концы по 6-8 см;
- приклеиваем заверительную наклейку (2 * 5 см) на узел и концы нити;
- делаем на наклейке заверительную надпись.
- нумеруются не страницы, а листы;
- при нумерации опись не учитывается;
- номера размещаются в правом верхнем углу, не заходя на содержимое листа;
- письма нумеруются так: сначала учитывается конверт, затем все имеющиеся в нем листы;
- применяются арабские цифры;
- счет идет по возрастающей;
- при наличии двух и более томов одного документа, каждый нумеруется независимо от остальных. Если приложения оформлены отдельной пачкой документов, то и листы внутри них учитываются отдельно от основного документа;
- при учете листов, имеющих свою нумерацию, их все равно нумеруют как все прочие;
- карты, склеенные из двух и более листов, учитываются как единый лист, но в примечании делается пометка о численности этих листов;
- диаграммы, чертежи, фотографии и прочие подобные вложения нумеруются с обратной стороны в левом верхнем углу;
- фотографии, чеки, справки, прикрепленные к листу лишь с одной стороны, учитываются как самостоятельные документы;
- лист, на который наклеено более одного документа по всей их площади, учитывается как 1. Подробная информация о приклеенных документах (наименование, численность) отражается на обороте этого листа и в примечании;
- листы больших форматов подшиваются за одну сторону, номер пишется в правом верхнем углу на документе в развернутом виде.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Как нумеровать листы при сшивании
Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов. Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:
- Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
- В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
- В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.
Как нумеровать листы при сшивании
Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов. Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:
- Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
- Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
- Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
Выбор инструментов и материалов
Для правильного оформления документов необходимо правильно выбрать инструменты и материалы. Например, для прокола отверстий лучше использовать специальный дырокол, который пробивает ровные дырки и не портит бумагу.
Для крепления листов нужно использовать клей или ленту, при этом важно обратить внимание на качество этих материалов, чтобы они не повредили документы. Архивное качество ленты и клея гарантирует долговечность крепления.
Правильный порядок нумерации документов также важен. Номера документов прокладываются немного ниже центра левого края первого листа. Нижнюю часть нумеруют в прямом порядке от 1 до n, а верхнюю – в обратном порядке от n до 1. Для нумерации можно воспользоваться проколом дырочек вдоль левой стороны отдельных листов.
Большое количество документов должны иметь общий порядковый номер, согласно ГОСТ. Это позволяет быстро и удобно их находить и классифицировать. Кроме того, для каждого документа нужно оформить отдельную обложку с указанием наименования дела или приказа.
Для отраслевого и государственных дел важно вести опись документов. На каждом листе нужно вывести номер и наименование документа, их дату и срок хранения. Также нужно указать номер документа в описи.
Важно выбрать правильный материал для делопроизводства. В большинстве случаев используется архивный картон, который обеспечивает долговечность хранения документов.
Для удобства работы и организации документов нужно иметь нитки различных цветов, которые используются для обозначения важных документов.
Все документы должны быть пронумерованы, чтобы не потерять порядок хранения. Для этого важно использовать верхний и нижний номера.
В конце оформления документов важно проверить все инструкции и правильность их выполнения, чтобы обезопасить документы и упростить организацию.
В правильном делопроизводстве важно не только сшить документы по порядку, но и нумеровать их правильно. Для этого применяется прокол или дырокол для отверстий в определенном количестве отдельных листов. Они затем пронумеровываются по порядку и нумерация идет на общий лист, который называется описью. В государственных органах и отраслевых организациях этот порядок регулируется стандартом гост.
Для нумерации используются нитки, которые пропускаются через отверстия и затем завязываются у обложки. Это облегчает поиск нужных документов в архиве и помогает сохранить порядок их хранения. Чтобы бумаги не рассыпались, на правом верхнем углу каждого листа нужно сделать дырочку и пропустить туда ленту или нить. Это также поможет сохранить порядок документов в архиве.
Каждый отдельный лист нумеруется и на него надевается прокол. Если на документе большое количество листов, то они могут быть сшиты вместе и нумеруются как один документ. Для этого использование клея и картона может помочь сохранить порядок листов и избежать потери документов. Возможно использование и металлической спирали и подобных канцелярских приспособлений.
Если важным документам нужно придать особую значимость, их лучше оформить на благородной бумаге с использованием переплета и тиснением, что подойдет для официальных приказов и прочих важных документов. При этом нужно помнить, что обложка и листы документа должны быть ровно проколоты.
Номер документа и нумерация листов следует вывести на левом верхнем углу. Также необходимо пронумеровать листы и сверху, и снизу, поскольку они могут меняться местами. На описи указывается общий номер, количество листов в документе и их порядок нумерации.
| прокол или дырокол | отрезки нитей | бумага | картон | концы лент |
|---|---|---|---|---|
| для отверстий в определенном количестве отдельных листов | для пропускания через отверстия и привязывания к обложке | для документов и описей | для сохранения порядка листов | для пропускания через дырочки на документах |
| для пронумерованных документов | для нумерации и поиска нужных документов в архиве | для оформления важных документов | для избежания потери документов | для сохранения порядка документов в архиве |
Таким образом, правильно сшить документы – это очень важный этап в делопроизводстве. Используйте дырокол, нитки, бумагу и картон, чтобы документы были удобны в работе и не потерялись в архиве. При этом нужно помнить о правильной нумерации, порядке и хранении документов.